Lokalt och centralt verksamhetsstöd närmare varandra
Programmet Ett sammanhållet verksamhetsstöd har under drygt 1,5 år fokuserat på att samordna arbetsformer och -processer. Programmet har fungerat som ett avstamp för fortsatt arbete.
Tvärfunktionella arbetsgrupper med representation från både centrala och lokala funktioner har i programmet gjort en översyn av utbud och behov för det stöd man erbjuder verksamheten idag.
– Största nyttan har varit att få upp arbetsformer och -processer på bordet, att diskutera dem, bli mer konkreta kring vad som fungerar och vad som inte fungerar i verksamhetsstödet. Det har blivit väldigt tydligt att vi har 22 institutioner, med väldigt olika omfång och arbetssätt. En spännande miljö där vi får hitta modeller som fungerar så väl som möjligt, säger Katarina Bjelke, universitetsdirektör och programbeställare.
Avstamp för nya arbetssätt
– Programmet har fungerat som ett avstamp för ett nytt sätt att arbeta med verksamhetsstödet för KI. I programmet har vi lagt grunden och nu kommer arbetet fortsätta, säger Ulrica Lundin, från programledningen.
– Vi kommer att ta arbetet med verksamhetsstödet in i kvalitetssäkringssystemet, som vi jobbar med inom både utbildning och forskning och framgent även då inom verksamhetsstödet. Vi kommer att ha regelbundna uppföljningar och då diskutera och vidareutveckla arbetet tillsammans med institutionerna. Vi behöver ta tillvara det positiva arbetet som nu kommit igång och vidareutveckla det gemensamt, säger Katarina Bjelke.
Mer enat arbete
En viktig framgångsfaktor för programmet har varit att bygga vidare på vi-känslan, att vi gemensamt arbetar för ett KI. Programmet har gett en möjlighet att samarbeta mer och på nya sätt.
– För medarbetarna på Karolinska Institutet spelar det ingen roll om verksamhetsstödet ges centralt eller lokalt. Huvudsaken är att det ges. När vi nu inlett arbetet med att jobba mer enat, kommer vi kunna ge forskare och lärare ett så mycket bättre stöd, säger Vendela Magnusson från programledningen.
Programmet stänger formellt på styrgruppens möte i september. Slutresultat för delprojekten kommer därefter att publiceras.
Framgångsfaktorer och utmaningar
Ulrica Lundin och Vendela Magnusson berättar att framgångsfaktorer för programmet har varit ett starkt ägarskap från universitetsdirektören i sin roll som beställare, samt bra vägledning från styrgruppen för att säkerställa att kärnverksamhetens bästa alltid varit i fokus.
Ulrica Lundin säger också att det har varit oerhört värdefullt att programmet fick rekrytera en extern resurs (Vendela) som arbetade heltid med programmet och vars tid kunde läggas på de delprojekt som behövde mest stöd för stunden.
Den största utmaningen har som för oss alla under denna period varit att inte kunnat träffas fysiskt. Om det hade varit möjligt hade programmet bland annat haft mer gemensamma träffar för att stärka arbetet mellan de olika delprojekten samt kunnat ha en mer interaktiv kommunikation rent generellt.
Reflektioner
– Förankring har varit viktigt men svårt – i programmet fanns det ett projekt som hade i uppdrag att ta fram en etablerad modell för hur förankring skulle gå till. På grund av resursbrist kom detta projekt tyvärr inte i mål under programmets levnad, projektet kommer nu att fortsätta drivas i linjen i stället under namnet Gemensamma modeller, säger Ulrica Lundin.
I vissa projekt tog man ett mycket stort grepp över det arbete som skulle göras. En lärdom är att jobba mer iterativt och arbeta mer med delmål för en säkrare leverans.
Det är också viktigt att säkerställa att de personer som skall arbeta med projekten har rätt kompetens och framför allt tid att lägga på det arbete som skall göras.
– Även om många av de initiativ som har gjorts i delprojekten skulle kunna ha skett i den löpande verksamheten så tror vi att det har varit en fördel att man har synliggjort och lyft upp de här frågorna. Vi tror också att det varit en fördel att det funnits en organisation kring arbetet som har kunnat hålla samman arbetet på en övergripande nivå samt stötta, vägleda och i vissa fall även hjälpa till med resurser, säger Ulrica Lundin och Vendela Magnusson.
Stort engagemang
– Universitetsförvaltningen och institutionerna jobbar bra ihop inom vissa områden – i andra fall finns det en hel del kvar att vinna. Att skapa relationer tar tid, men vi har kommit en bra bit på vägen under programmets gång, säger Vendela Magnusson.
– Det har varit en bra mix av institution och universitetsförvaltning i arbetsgrupperna och engagemanget har varit högt. Vi upplever att projektmedlemmarna har varit ärliga mot varandra även med sådant som har varit mindre bra vilket har gjort att man har kunnat överbrygga hinder tillsammans i projektgrupperna, säger Ulrica Lundin.
– Vi är glada och stolta över att ha varit del av detta viktiga program, där vi inlett vandringen mot ett mer enat verksamhetsstöd, säger slutligen Ulrica Lundin och Vendela Magnusson.