Inköpssamordnarroll blir centraliserad
I Ett sammanhållet verksamhetsstöd har delprojektet inom inköp och upphandling kommit fram till att samordna och centralisera inköpssamordnarorganisationen. Sex till sju heltidstjänster inom verksamheten omorganiseras och placeras centralt.
Styrgruppen för Ett sammanhållet verksamhetsstöd har fattat beslut om en centraliserad inköpssamordnarorganisation där sex till sju heltidstjänster omorganiseras och placeras centralt och blir centrala inköpssamordnare som samordnar och ger stöd till institutionerna.
– De centrala inköpssamordnarna kommer att ingå i enheten för inköp och upphandling. Varje samordnare kommer att tilldelas en eller flera institutioner med förväntningen att ge så bra service som möjligt till respektive institution. Den huvudsakliga arbetsuppgiften är att tillgodose institutionernas behov av inköp under tröskelvärdet samt att vara en första linjens support för frågor gällande offentlig upphandling, säger Hannes Olsson, chef för enheten för inköp och upphandling och projektledare för delprojektet. Det kan finnas en viss typ av inköpsarbete kvar på institutionsnivå som inte ryms i inköpssamordnarrollen.
Bra samarbete ger bra avtal
Arbetet i delprojektet har drivits i linjen, det vill säga har utgått från enheten för inköp och upphandling med projektgrupp där även inköpssamordnare från institutionerna har ingått. Enheten för inköp och upphandling ingår i ekonomiavdelningen vid universitetsförvaltningen.
Inom inköp och upphandling är utmaningen idag att få till så många avtal som möjligt och att förvalta och följa upp avtalen.
– Att få till bra avtal bygger på ett gott samarbete med verksamheten så att kravställningen blir så optimal som möjligt. Framförhållning är alltid en utmaning när det kommer till upphandlingar, säger Hannes Olsson.
Professionell och sammanhållen organisation
Eva Tegelberg, delprojektägare och ekonomidirektör, ser att förändringen kommer att ge KI en professionell och sammanhållen organisation för inköpssamordning vilket förhoppningsvis ska kunna medföra ännu bättre stöd till kärnverksamheten.
– Det har varit bra att ingå i Ett sammanhållet verksamhetsstöd då det har varit en bred förankring av projektet. Det blev en bättre process när projektet började drivas med interna resurser istället för konsulter, säger Eva Tegelberg.
Målet är att den nya samordnarorganisationen ska vara på plats innan halvårsskiftet, för att påbörja rekrytering behöver beslut kring finansieringen komma på plats.
Vad gör en inköpssamordnare?
Inköpssamordnarna arbetar primärt med inköp upp till tröskelvärdet på 615 000 kr och de gör det som kallas för direktupphandlingar eller direktköp (kallas ibland också för operativt inköp), medan upphandlarna har ansvar för alla sorters annonserade upphandlingar.
De arbetsuppgifter som de centrala inköpssamordnarna ska utföra är följande enligt beslutet fattat i ett sammanhållet verksamhetsstöd:
- rådgivning/support
- stöd vid avrop (förnyade konkurrensutsättningar med mera)
- genomföra direktupphandlingar inklusive offertförfrågningar
- bistå vid avstegshantering/upprättande av dokumentmallar
- bistå vid upprättande av kontrakt
- hantera diarieföring/arkivering och utlämningsärenden för institutionens inköpsärenden
- 1:a linjens support vid utbildnings- och informationsfrågor mot institution
- RFI:er (request for information) och andra kontorsbaserade marknadsundersökningar
- medverka vid leverantörskontakter till exempel vid uppföljning av avtal/kontakta leverantör när klagomål finns från beställare
- bevaka och initiera avtalsförlängningar i samråd med institutionerna
- medverka i referensgrupper för nya ramavtal/hitta lämpliga deltagare
Ett sammanhållet verksamhetsstöd
Målet med uppdraget Ett sammanhållet verksamhetsstöd är att skapa ett sammanhållet, behovsanpassat och optimerat verksamhetsstöd för KI:s forskare, lärare, studenter och ledarfunktioner. Uppdraget är ett steg i att realisera vägval och prioriteringar i Strategi 2030.