Publicerad: 2021-04-13 15:55 | Uppdaterad: 2021-04-15 09:42

Forskningsrelaterade avtal under luppen

Forskare i labbet som tittar i ett mikroskop.
Foto: Getty Images

Förenklad vardag för forskare inför tecknande av forskningsrelaterade avtal, genom ökad förståelse och tydligare roller kring avtalsprocessen.

Porträtt av Richard Cowburn.
Richard Cowburn. Foto: N/A

Richard Cowburn, enhetschef för External Engagement Office (EEO) på Research Support Office (RSO), är projektledare för delprojektet om avtalsprocessen inom programmet Ett sammanhållet verksamhetsstöd.

– Vår förväntan är att projektet skapar en bättre förståelse bland våra forskare och medarbetare om var de kan få hjälp och råd kring avtal. Vi vill också skapa en bättre förståelse för vem som ska vara ansvarig för att driva processen, säger Richard Cowburn.

Helén Törnqvist, chef för juridiska avdelningen är nuvarande projektägare och tidigare var Björn Kull, chef för RSO, projektägare.

Viktigaste resultaten

De viktigaste resultaten från projektet blir förbättringar inom:

  • Förståelse för varandras behov och förväntningar
  • Förståelse av den kompetens som finns och hur man hittar till de personer och funktioner som erbjuder stöd
  • Förståelse om varför ett avtal är viktigt och vad som måste finnas med i olika avtalsformer
  • Ansvarsfördelning (forskarna, juristerna och andra funktioner, administrativa cheferna, prefekterna, osv).
  • Avtalskoordination som en funktion vid institutionerna
  • Kommunikation och dialog
  • Stöd i förhandlingsprocessen och bedömning av risk kopplad till avtalets innehåll samt val av samarbetspartner
  • Prioritering av avtalsärenden
  • Användning av mallar, lathundar och andra verktyg

Förbättringsarbetet kommer även fortsätta efter programmets avslut i maj. Framtiden kommer att kräva utbildnings- och rådgivningsinsatser för att vägleda och hjälpa varandra i avtalshantering.

Gemensam förståelse

Itziar De la Torre Abaurrea, jurist vid juridiska avdelningen, och Richard Cowburn har tillsammans och med hjälp av en referensgrupp och projektägaren, bildat en gemensam förståelse för vad projektet ska uppnå och vad som skulle anses vara rimliga leveranser. Den gemensamma förståelsen baserades på behov som identifierades i förstudien till Ett sammanhållet verksamhetsstöd samt svar på öppna frågor till nio av KI:s institutioner hösten 2020.

I början av 2021 utökades projektgruppen med ett antal administrativa chefer från institutioner och medarbetare från RSO.

– Vi har delat upp arbetet mellan oss och har träffats regelbundet för att diskutera och resonera om olika lösningar och förbättringar. Att ha ett antal engagerade administrativa chefer i denna grupp har varit oerhört värdefullt för att kunna resonera om verksamhetens behov och även för att förankra detta arbete, säger Richard Cowburn.

– Att arbeta med komplexa frågor i projektform är inte lätt. Vi har varit mycket noga med att respektera allas tid. Det känns bra att så många är involverade i detta arbete och att de ser detta som meningsfullt både för sig själva och för KI som organisation, säger Richard Cowburn.

Utmaningar kring avtalsprocessen

– Det har länge funnits styrdokument för avtalsskrivning här på KI men det är långt ifrån alla som känner till dessa och hur de ska tolkas och tillämpas, säger Richard Cowburn.

– Det finns en inbyggd utmaning i KI:s organisation mot att skapa en struktur runt hur vi tillsammans kan stödja avtalsprocessen vid KI. Institutionerna har olika verksamheter och olika lösningar för hur man stödjer forskare med avtalsfrågor samtidigt som kanaler mellan verksamheten och det stöd och kompetens som finns inom förvaltningen behöver fungera väl. Väldigt mycket handlar om att förstå varandras behov, förväntningar och ansvar om vi tillsammans ska bygga ett sammanhållet stöd runt avtalsprocessen, säger Richard Cowburn.

– Arbetet i Ett sammanhållet verksamhetsstöd har varit mycket givande för mig i min nuvarande roll. Det finns ett stort behov av att förtydliga och synliggöra hur vi alla kan bidra till professionellt och högkvalitativt stöd till KI:s forskare. Att det är så många som är engagerade i detta arbete är ett gott tecken på att programmet är på god väg att skapa något som kan vara riktigt bra, säger Richard Cowburn. Han tillägger:

– Även om det har varit några utmaningar med detta arbete, måste jag tillägga att det har varit kul att arbeta med det här programmet.

Arbetsprocessen kring forskningsrelaterade avtal

Arbetet delades upp i två nivåer utifrån resultat av förstudien samt återkoppling som arbetsgruppen fick i höstas på frågor till ett antal institutioner om vad som behöver förbättras.

Nivå 1 – bygga kompetens och stöd som saknas i dag:

  • Stöd för det förberedande arbetet (planering och upplägg) och med att ta fram ett avtalsutkast
  • Stöd med att föra dialogen/förhandling med motparten
  • Stöd till beslutsfattare (och forskare) i bedömning av risk och (vid behov) val av motpart

Nivå 2 – justera och förbättra den befintliga processen:

  • Tydliggöra vem som deltar i processen och på vilket sätt
  • Användning av mallar, checklistor, lathundar, och andra verktyg.
  • Utveckling av avtalsansvarig/avtalskoordination som en funktion vid institutionerna
  • Tydliggöra det stöd som erbjuds av den juridiska avdelningen (JA) och det nybildade avdelningen för forskarstöd (Research Support Office) samt hur JA och RSO ska samarbeta framöver.