Publicerad: 2021-03-16 11:24 | Uppdaterad: 2021-03-19 17:36

Ekonomerna river stuprören

Person sittande vid ett bord som håller i ett papper med ena handen och skriver på miniräknare med andra handen.
Foto: Getty Images

Arbetet för projektgruppen Redovisning och finansiell controlling inom programmet Ett sammanhållet verksamhetsstöd gick till en början lite trögt. Under månaderna som gått har de arbetat fram ett samarbete som förändrat deras arbetssätt på djupet.

Porträtt av Therese Lind.
Therese Lind. Foto: Emma Karlsson

– Projektet och vår arbetsmetod fungerar verkligen jättebra nu. Det nya sättet att arbeta är något vi kommer bära med oss långt efter att projektet avslutats, säger Therese Lind, ekonomichef på institutionen för medicin, Huddinge och en av fyra institutionsrepresentanter i gruppen.

Projektgruppens uppgift är att se över arbetssätt och rutiner kring redovisning och finansiell controlling. När programmet Ett sammanhållet verksamhetsstöd stänger i slutet av maj, har det arbetet pågått i ett drygt år. Ekonomiavdelningen har länge sett ett behov av att närma sig institutionerna, och har under många år medvetet arbetat för detta.

– Tack vare projektet har takten med vilken vi närmar oss varandra accelererats. Under arbetets gång har vi kommit till flera insikter som påverkat oss och vår syn på varandra, säger Cecilia Modig, enhetschef för enheten för redovisning och finansiell controlling på ekonomiavdelningen på Universitetsförvaltningen och projektledare för projektet.

Porträtt av Cecilia Modig
Cecilia Modig. Foto: Camilla Svensk

Ökad förståelse

I projektgruppen ingår elva personer, varav de flesta är ekonomer. Cecilia upplever att medlemmarna i projektgruppen fått en ökad förståelse för varandras vardagssituation.

– Under de första mötena fanns en vi-och-dom-attityd i gruppen mellan oss som jobbar centralt och de som jobbar på institutionerna. Nu är den borta. Vi har gått från att vara två grupper till en. Vi jobbar mer prestigelöst, vilket lett till att vi vågar vara rakare och kan bli mer målinriktade, säger Cecilia Modig.

– Jag upplevde stark frustration efter mötena under projektets inledningsfas. Jag tyckte att vi bara pratade och inte kom någonstans. Vi använde samma ord, men de hade inte samma betydelse. Det var som om vi levde i parallella världar. Nu i efterhand ser jag att det vi gick igenom då var oerhört värdefullt, det lade en grund som vi kommer kunna skörda frukterna av länge, säger Therese Lind.

Flyttat fokus

Under projektets första månader fokuserade gruppen på att förenkla eller automatisera monotona arbetsuppgifter. Bland annat effektiviserades bokföringen av stipendier och de konton som användes för bokföring sågs över. I takt med att samarbetet och teamkänslan ökade, flyttades fokus mot mer komplexa områden.

Till exempel sågs möjligheten att boka transaktioner på andra institutioners konton över. Alla insåg att en sådan möjlighet skulle spara mycket tid, men om det skulle fungera, krävdes ett högt förtroende ekonomerna emellan. Diskussioner fördes på flera nivåer – inom projektet, på institutionsgruppsnivå och på ledningsnivå.

Till slut enades alla om en lösning, som sparar ekonomerna på institutionerna timmar av arbete vid varje bokförd transaktion.
– Den här typen av förändring hade vi aldrig kunnat göra utan den plattform av förståelse vi har byggt upp under det här året, kommenterar Therese Lind.

Guld värt

Genom att frigöra tid från rutinartade uppgifter, får institutionernas ekonomer större möjlighet att utföra mer avancerade analyser och agera rådgivare åt forskare och lärare. De kan enklare fokusera på att ge bästa möjliga stöd till kärnverksamheten.

Projektet har blivit startskottet för ett kontinuerligt samarbete även inom institutionsgrupperna. Redovisningsnätverk har funnits i många år, men samarbetet fördjupades när specifika ämnen var tvungna att avhandlas.

– Vi har så olika förutsättningar. De flesta institutionsekonomer har tyckt att det varit enklare att jobba på sitt eget sätt. Förutom det uppenbara – att vi därmed uppfinner samma hjul flera gånger inom KI – så har det även drabbat de forskare som bytt institution. De redovisningsrutiner forskarna vant sig vid fungerar inte längre, och de måste lära om. Det har hänt att en forskare kontaktat sin gamla institutionsekonom, för att det upplevs så mycket enklare. Men det här håller på att byggas bort nu. Vi benchmarkar mot varandra på ett helt annat sätt än tidigare, säger Therese Lind.

– Effekten av projektet kommer bli långsiktig. Det här är guld värt, både för individen som jobbar med redovisning och – inte minst – för forskare och lärare. Projektet var bara början, vi har ändrat vårt sätt att samarbeta på djupet. Det spiller över på allt vi gör nu, avrundar Cecilia Modig.