Ökad tydlighet kring kommunikationsstöd
Frågorna är många om hur man kan göra för att kommunicera sin verksamhet och hitta rätt stöd för att göra det. I delprojektet kommunikation inom projektet Ett sammanhållet verksamhetsstöd pågår arbetet med att göra det ännu tydligare vilket kommunikationsstöd som finns att tillgå – målet är ett slags tjänstekatalog för KI:s medarbetare.
I delprojektet kommunikation har man inventerat behoven och formulerat målbilder för att samordna och utveckla det KI:s kommunikationsstöd som finns i organisationen.
– En utmaning är att många behöver både strategiskt och operativt kommunikationsstöd, men resurserna motsvarar inte alltid behoven. Därför behöver vi tydliggöra vilket stöd som finns, om det är på kommunikationsavdelningen, på institutionerna eller i andra delar av organisationen, och samordna stödet ännu bättre, säger Anna Maria Böök, kommunikationsdirektör och ansvarig för delprojektet.
Beskriva tjänster
Nu pågår arbetet med att beskriva de tjänster som finns inom kommunikationsstödet, som ett slags tjänstekatalog. Ett annat resultat av projektet är att utveckla verktyg och riktlinjer på ett tydligt sätt och förbättra samordningen mellan kommunikatörer på KI.
– På så sätt kan vi jobba bättre ihop oavsett var vi är i organisationen, undvika dubbelarbete och hänvisa rätt direkt, säger Anna Maria Böök.
Integrerad del av verksamheten
Men det är inte bara kommunikatörens jobb att kommunicera kring verksamheten utan det måste vara en integrerad del av verksamheten, påpekar hon. Att tydliggöra och utveckla det egna ansvaret för kommunikation är viktigt för att få så stor effekt som möjligt av de kommunikationsinsatser som görs.
– Min förhoppning är att projektet har bidragit till en sådan syn på kommunikation och att det har ökat engagemanget för att utveckla kommunikativa förmågor. Det har också varit det roligaste med det här projektet – att vi metodiskt har tagit oss an att utveckla kommunikationsstödet tillsammans med KI:s kommunikatörer, chefer och andra medarbetare, säger Anna Maria Böök.
Så här har delprojektet kommunikation arbetat
Projektet har arbetat i en bred arbetsgrupp med kommunikatörer från olika delar i verksamheten: från kommunikationsavdelningen, institutionerna, Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB), och avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS).
Det inleddes med en grundlig nulägesanalys, bland annat med hjälp av enkäter till prefekter och alla kommunikatörer i organisationen. Till grund låg också en workshop med forskare om vilken typ av kommunikationsstöd de efterfrågar mest. Sammantaget har projektet inventerat behoven och formulerat målbilder framåt som lett till flera insatser för samordning och utveckling av KI:s kommunikationsarbete.