KI ett år efter åtgärdsplanen

Karolinska Institutet (KI) har genomfört en rad åtgärder för att hantera de brister i verksamheten som påpekades efter det så kallade Macchiarini-ärendet. Till exempel har rutinerna vid rekrytering stramats upp och en ny rutin för ärenden om misstänkt forskningsfusk införts. Åtgärdsarbetet tar i vissa fall längre tid än planerat och ytterligare insatser behövs.

För ungefär ett år sedan utarbetade KI:s ledning en åtgärdsplan för att komma till rätta med de brister som påpekades i utredningarna av KI efter det så kallade Macchiarini-ärendet.

Åtgärdsplanen baseras på rekommendationerna i KI:s revision av institutionen där Macchiarini var verksam, samt på utredaren Sten Heckschers rapport. Där kritiserades KI bland annat för nonchalans mot regler, brister i dokumentation av forskning och hantering av allmänna handlingar samt bristande rutiner för anställningsärenden.

Åtgärdspunkterna berör nästan alla delar av KI:s organisation. Arbetet leds och genomförs av ledningen och vid KI:s verksamhetsstyrelser och förvaltningsavdelningar.

För att följa upp genomförandet av åtgärdsplanen tillsattes en samordningsgrupp. Den har nu lämnat sin rapport, som beskriver läget vid halvårsskiftet 2017.

– Alla åtgärdspunkter är antingen genomförda eller har en plan för hur de långsiktigt ska lösas. Men ofta har det krävts mer överväganden än man tänkt från början, vilket gör att genomförandet tar längre tid än planerat, säger Sven-Erik Dahlen, professor vid institutet för miljömedicin och samordningsgruppens ordförande.

Strategiskt uppdrag för nytt etikråd

En av åtgärderna är att KI har infört nya rutiner för handläggning av ärenden om misstänkt oredlighet i forskning. Arbetet hade påbörjats innan åtgärdsplanen, och sedan våren 2016 har prorektor och juridiska enheten ett tydligare fördelat ansvar. I vår förstärktes också resurserna med en särskild handläggare med hög akademisk kompetens som bistår i utredningen.

Ett förslag till nytt etikråd har tagits fram. Rådet ska inte utreda oredlighetsärenden, utan arbeta strategiskt med frågor gällande etik i forskning. Ledamöterna har ännu inte tillsatts men det ska ske i höst.

– Det är en viktig del i KI:s framtida arbete med att skapa en god etisk plattform för verksamheten. Det finns inget skäl att det ska dröja ytterligare, säger Karin Dahlman-Wright.

Om etikrådet är en mindre kvarstående åtgärd, kräver arbetet med KI:s inre liv - arbetsmiljö, ledarskap, medarbetarskap - betydligt längre tidshorisont, konstaterar Karin Dahlman-Wright, prorektor.

– Vi har börjat med vissa bitar; förbättrat kommunikationen till organisationen och undersökt laboratoriemiljön, till exempel. Men vi har inte kommit till helheten än, säger hon.

Granskningarna av KI visade även på brister i hur forskning hade dokumenterats. Sedan 2010 har KI ett system för elektronisk forskningsdokumentation, men användningen har inte varit obligatorisk. Nu finns ett beslut om att elektronisk forskningsdokumentation blir obligatoriskt på KI 2019 och en plan för införandet.

Efter hård kritik mot hur KI skötte rekryteringen av Macchiarini har handläggningsrutinerna för granskning av ansökningshandlingar förstärkts. En förbättrad rutin för referenstagning och cv-kontroll har utarbetats och rekryteringsutskottets ansvar förtydligats.

Vissa brister ter sig uppenbara, som att inte rutinmässigt kontrollera arbetssökandes referenser. Varför har sådant inte åtgärdats tidigare?

– Ja, det är märkligt. Men när saker rullar på och fungerar slår det ingen att det behövs. Men just rutinerna för referenstagning var klara innan åtgärdsplanen antogs, säger Karin Dahlman-Wright.

Ansvarsfördelningen mellan KI och Karolinska Universitetssjukhuset har klargjorts. Nu används ett nytt gemensamt intyg för ansvaret vid klinisk forskning, som skrivs under av verksamhetschefen vid aktuell sjukvårdsenhet, forskningsledaren och prefekten.

– Det har funnits tidigare men nu är åtagandet starkare. KI och sjukhuset har också fördjupat samtalen om klinisk forskning genom gemensamma arbetsgrupper, men det behövs mer sådant samarbete mellan KI och sjukvården i flera frågor, säger Sven-Erik Dahlen.

Stor vikt läggs vid ledarskapet

Åtgärdsplanen fokuserar även på ledarskap. KI:s riktlinjer för ledarutveckling är under revidering och ska bli färdiga i år. En översyn av ledarskapsutbildningar rörande etik och regelefterlevnad pågår och en ny obligatorisk utbildning för nya prefekter och administrativa chefer startar 2018.

Men det räcker kanske inte, menar samordningsgruppen. De anser att nya utbildningsinsatser för forskargruppsledare också bör prioriteras.

– Vi föreslår att det införs en obligatorisk utbildning för samtliga forskargruppledare i form av en regelbundet repeterad webbkurs, säger Sven-Erik Dahlen.

De vill också att introduktionskurserna till nyanställda vidareutvecklas och görs obligatoriska för alla, oavsett bakgrund. Från och med i höst erbjuds nya forskare en endagskurs inriktad på forskningsdokumentation, datahantering och etik, men den är inte obligatorisk.

Reglerna för anknytning av externa forskare har förnyats och det har blivit tydligare att anknytningar till KI måste godkännas av prefekt. Nya riktlinjer för bisysslor är beslutade, men samordningsgruppen vill se en mer systematisk uppföljning och anser att även externa medarbetare bör redovisa bisysslor.

Utredningarna av KI pekade också på brister i delegationsordningen. Åtgärdsarbetet har påbörjats men uppgiften har växt till en större översyn av det interna regelverket, vilken väntas bli klar i år, konstaterar universitets direktör Per Bengtsson. Inte heller arbetet med en ny rutin för ärendehantering är helt klart.

– Vi har åtgärdat de omedelbara bristerna som uppfattades i Heckschers utredning, som diarieföring på institutionerna och hanteringen av allmänna handlingar. Men gällande den övergripande rutinen finns mer att göra, säger Per Bengtsson.

Han berättar att utbildningsinsatser har inriktats mot administrativa chefer och registratorer på institutionerna för att möta behovet av kunskap om regler för allmänna handlingar, offentlighetsprincipen, dokumentation och diarieföring.

Initialt kan åtgärderna leda till ökad administration för vissa medarbetare, i form av nya regler och system. Men det är i så fall ett övergående problem, enligt Björn Forslöw, verksamhetscontroller och samordningsgruppens koordinator.

– I förlängningen är vi övertygade om att om systemen byggs med klokskap kommer det här att underlätta arbetet, säger han.

För att göra regler och hjälpmedel enkelt tillgängliga föreslår samordningsgruppen att en ny användarvänlig regelwebb skapas. Detta tar KI:s rektor, Ole Petter Ottersen fasta på

– Det finns behov av utvecklat stöd till medarbetarna för att det ska bli enklare att bedriva verksamheten i enlighet med gällande regler. Det är inte fler regler och riktlinjer som krävs utan ett etiskt förhållningssätt inom forskningen, säger han.

Hur kan KI säkerställa att misstagen som gjorts inte upprepas?

– Det är ett långsiktigt arbete där vi i lika hög grad bör arbeta för en excellent arbetskultur med hög etisk medvetenhet, som för excellens inom utbildning och forskning. Det är ett ansvar för det akademiska ledarskapet, men också för alla medarbetare och en insikt som måste genomsyra hela organisationen, säger Ole Petter Ottersen.

Ursprungligen bedömdes åtgärdsarbetet pågå under 2017. Samordningsgruppen rekommenderar nu en ny avstämning vid halvårsskiftet 2018.

Text: Sara Nilsson