Ny organisering av KI:s gemensamma verksamhetsstöd från och med 2025 beslutad
Den 1 januari 2025 träder en ny organisation av KI:s gemensamma verksamhetsstöd (GVS) i kraft. Sex befintliga avdelningar upphör och tre nya bildas. Samtidigt ska arbetsformer för ökad samordning av så kallade tvärfrågor inom verksamhetsstödet utvecklas.
Det är framför allt två processer som ligger till grund för beslutet och det fortsatta förändringsarbetet:
- Den behovsinventering som universitetsledningen gjort i dialog med hela verksamheten och som resulterat i KI:s nio prioriterade fokusområden.
- Att ta vidare rekommendationer från tidigare utredningar som projektet Ett sammanhållet verksamhetsstöd 2019-2021.
- Vi måste komma längre med att uppfylla behovet av ökad samordning och tydligare kontaktvägar inom verksamhetsstödet. Det vet vi att många medarbetare såväl inom GVS som kärnverksamheten håller med om. GVS avdelningar får i och med detta beslut ett ökat mandat och kraft att rusta för framtidens behov, säger KI:s universitetsdirektör Veronika Sundström.
Sedan i somras har fördjupad samverkan genomförts och alla medarbetare inom GVS har haft möjlighet att delta i analysen av förslagets olika delar. Utöver förändrade avdelningar så har analyserna handlat om hur arbetet med så kallade tvärfrågor såsom samarbete med hälso- och sjukvården, säkerhet, kommunikation, lika villkor, miljö och hållbarhet kan samordnas mellan olika avdelningar.
Viktigast är utvecklingen av processer och arbetssätt
- Det värde vi på GVS skapar ligger framför allt i våra processer och arbetssätt gentemot kärnverksamheten, inte i hur vi är organiserade. Men processer behöver ett tydligt ägarskap för att kunna utvecklas. När avdelningarna nu får ett mer sammanhållet strategiskt och operativt ansvar för sina sakområden kan vi bättre överblicka och utveckla våra processer och arbetssätt, säger Veronika Sundström.
Översynen av GVS organisering och arbetssätt är det första delprojektet inom fokusområde F. Samordnat och optimerat verksamhetsstöd. Inom kort påbörjas delprojekt II som handlar om samordnade stödfunktioner på institutionsgruppsnivå.
Beslutet
Sex befintliga avdelningar upphör
- Avdelningen för forskarstöd / Research Support Office (RSO)
- Ekonomiavdelningen (EA)
- Fakultetskansliet och internationella relationer (FIR)
- Juridiska avdelningen (JA)
- Strategiskt ledningsstöd (STL)
- Utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS)
Tre nya avdelningar bildas
Avdelningarna bildas med arbetsnamn och respektive avdelningschef har i uppdrag att tillsammans med sina chefer och medarbetare arbeta vidare med sin inre organisation och arbetssätt under 2025.
Avdelningen för forskningsstöd och externa relationer
Avdelningschef: Björn Kull
Avdelningen för juridik, planering och ekonomi
Avdelningschef: Rekrytering påbörjas inom kort. Tillförordnad Gunnar Gustafsson Wiss, biträdande Helén Törnqvist
Avdelningen för utbildningsstöd
Avdelningschef: Åsa Nandorf, biträdande Johanna Gasslander och Jan Petersson
HR-avdelningen
Avdelningen får i uppdrag att ansvara för det övergripande lika villkorsarbetet för medarbetare och studenter.
Avdelningschef: Johanna Bäckström
Kommunikationsavdelningen
En utredning av avdelningens uppdrag pågår under 2024.
Avdelningschef: Peter Andréasson
Fastighetsavdelningen
Inom avdelningen etableras en gemensam funktion för facility management (FM).
Avdelningschef: Rikard Becker
IT-avdelningen
Avdelningschef: Mattias Nordström
Till universitetsdirektören och KI:s ledning knyts chefsjuristfunktionen samt GVS stab med Tomas Högberg som chef.
Beslutet i sin helhet
Få förändringar i chefsledet
För två av de nya avdelningarna tillsätts befintliga avdelningschefer som får utökade, men inte i grunden nya uppdrag. För en avdelning blir chefsuppdraget nytt och kommer därför att utlysas inom kort. På grund av naturliga avgångar är det inte aktuellt med några uppsägningar men då FIR upphör slutar Marie-Louice Isacson som avdelningschef. Hon fortsätter dock att projektleda fokusområde F. Samordnat och optimerat verksamhetsstöd och kommer att ingå i GVS stab.
På enhetschefsnivå blir det inte heller några stora förändringar inför 2025 då befintliga enheter i och med detta beslut lyfts in i den nya organisationen av GVS, med några undantag. Den inre organisationen inom varje avdelning kommer fortsätta ses över och utvecklas under nästa år i samarbete med berörda chefer och medarbetare.
Vad händer nu?
Avdelningschefer inom GVS ansvarar för ytterligare återkopplingar med berörda funktioner och inom respektive avdelning på det som framkommit under fördjupad samverkan.
Senast i november genomförs risk- och konsekvensbedömningar med stöd av HR tillsammans med berörda avdelningschefer, skyddsombud och av dem utsedda representanter för medarbetarna.
Parallellt med detta pågår ett arbete inom universitetsbiblioteket KIB och Medicinsk historia och kulturarv (MHK) där rektor förväntas fatta beslut senare i höst om att integrera MHK som en avdelning inom KIB.
Ny organisation av GVS träder i kraft 1 januari 2025. Budget, information på medarbetarportalen och tekniska anpassningar i administrativa system ska vara genomförda senast 1 april 2025.
På medarbetarportalen finns en sida med frågor och svar om översynen av GVS.