Det gemensamma verksamhetsstödets personalmöte 27 november 2024
Den 29 november höll universitetsdirektör Veronika Sundström ett digitalt personalmöte för KI:s gemensamma verksamhetsstöd (GVS). Mötet tog upp utveckling inom KI:s prioriterade fokusområden, risk- och konsekvensbedömningar av beslutet att organisera om GVS samt status för projektet att modernisera GVS arbetsplats och arbetssätt. Nedan följer en sammanfattning av den delade informationen.
KI:s universitetsdirektör Veronika Sundström inledde med att tacka för trevlig samvaro vid GVS-puben som hölls i Medicinska föreningens klubbvåning 12 november. Fler tillfällen kommer att annonseras till våren.
Hon bjöd även in till universitetsledningens dialogmöten i Solna den 3 december kl 15:15 och Flemingsberg den 5 december kl 15:15.
Stora steg framåt i fokusområdena
Under året som gått har många bidragit till arbetet med KI:s prioriterade fokusområden och flera beslut har fattats för att utveckla verksamheten vad gäller såväl organisation, delegation och kompetensförsörjning. Många av dessa förändringar träder i kraft 2025, samtidigt som arbetet fortsätter inom alla fokusområden. Utvecklingen inom varje område går att följa på medarbetarportalen.
Beslut om Medicinens historia och kulturarvs (MHK) organisering
Rektor har beslutat att MHK organisatoriskt blir en del av universitetsbiblioteket KIB från och med 1 januari 2025 samt att delegera beslut om inriktning och omfattning av verksamheten vid KIB till universitetsdirektören. Beslutet innebär också att KIB får i uppdrag att förbereda verksamheten för en kommande integrering med GVS.
Under nästa år förbereds också en fysisk flytt av MHK:s verksamhet. En förstudie om att inrymma den i BZ är genomförd och ett projekt kommer att starta för att fördjupa förstudien och genomföra eventuella anpassningar. Inriktningen är att tillgängliggöra samlingar både i Solna och Flemingsberg. Projektet ska koordineras med GVS-projektet ”Modernisera arbetssätt och arbetsplats” inom fokusområde E.
Fortsatt utveckling av GVS under 2025
I oktober beslutade universitetsdirektören om en ny organisering av GVS. Sex befintliga avdelningar upphör och tre nya bildas med arbetsnamnen:
Avdelningen för forskningsstöd och externa relationer
Avdelningschef: Björn Kull
Avdelningen för juridik, planering och ekonomi
Avdelningschef: Gunnar Gustafsson Wiss
Avdelningen för utbildningsstöd
Avdelningschef: Åsa Nandorf
- Avdelningarna får nu ett mer sammanhållet strategiskt och operativt ansvar för sina sakområden. Jag hoppas att det ska underlätta det utvecklingsarbete vi behöver göra för att öka samordningen inom KI:s verksamhetsstöd, sa Veronika Sundström.
I slutet av januari ska alla avdelningar lämna in sina verksamhetsplaner för 2025. En del av GVS övergripande utvecklingsarbetet består av följande insatser:
- Varje avdelning ser över sin inre organisation och arbetssätt
- Utredning av kommunikations-avdelningens (KA) uppdrag
- Utveckling av ledningsgrupper på olika nivåer inom KI
- Etablering av gemensam funktion för facility management (FM)
- Samordning av KI:s säkerhetsarbete
- Inrättande av utvecklingskontor för GVS
- Uppdatering av GVS arbetsordning och andra styrdokument
- Arbete utifrån SWOT-analyserna: t.ex. samarbetsformer för horisontella frågor inom verksamhetsstödet
- Förberedelser för att integrera KIB med GVS från och med 2026
Risk- och konsekvensbedömningar genomförda för GVS nya avdelningar
Varje ny avdelning har genomfört bedömningar tillsammans med avdelningschef, skyddsombud och av dem utsedda representanter för medarbetarna samt HR inom GVS-stab. De behov som framkommit dokumenteras nu i en handlingsplan som följs upp i befintliga möten mellan respektive avdelnings ledningsgrupp och skyddsombud.
Åtgärder på övergripande nivå
Åtgärder för att möta behov kopplade till följande områden kan till exempel vara:
Arbetsmiljö och kultur
- Dialog med medarbetarna
- Stöd att upprätta kommunikationsstruktur för avdelningens kanaler och möten
- Sociala aktiviteter
- Medarbetarundersökning
Arbetsbelastning
- Dialog med chef
- Tidplan för avdelningens utvecklingsarbete
- Allt måste inte ske direkt
Utveckling av ledarskap
- Satsningar inom fokusområde A1: Ledarutveckling för ett dialogbaserat arbetssätt på alla nivåer
- Inklusive GVS chefsforum och ledningsgruppsutveckling
Utredning fortgår inom projektet ”Modernisera arbetssätt och arbetsplats”
Behovsinventeringen bland GVS avdelningar är nästan klar och bekräftar i stort den genomförda Leesman-mätningen. När sammanställningen är klar kommer arbetsgrupper att bildas för att jobba vidare med specifika områden.
De byggnader som projektet tittar på är Administrationshuset, Aula Medica och BZ. Projektet fortsätter utreda olika lösningar som är ekonomiskt hållbara och som kan möta effektmålen och medarbetarnas behov. Beslut om vägval beräknas i början av 2025.
En glimt från höstens GVS chefsforum
GVS HR-chef Tanja Westin berättade om höstens nya mötesforum för GVS avdelnings- och enhetschefer. Syftet är att främja samarbete inom GVS genom att dela erfarenheter och lära av varandras olika områden men också att deltagarna ska få stöd och rustas att leda GVS medarbetare i en komplex organisation. Utvärderingen visar att detta möter GVS chefers önskemål och förväntningar på forumet.
Under hösten har två träffar genomförts med olika teman:
17 september: Förändringsledning och SWOT-analyser i översynen av GVS
12 november: Omvärldspaning med Johan Boberg, medförfattare till rapporterna om ökad kontroll och ökad byråkratisering vid lärosätena (på uppdrag av Sveriges universitets- och högskoleförbund - SUHF).
Kommande gemensamma GVS-forum
Alla på GVS, KIB, UoL och MHK är välkomna!
Kallelse kommer i Outlook. Om behov uppstår kommer ytterligare möten att bokas.
| 29 januari kl 9-11:30 | Personalmöte i Erling Persson-salen (Aula Medica) i Solna | |||
| 25 mars kl 13-14:30 | Digitalt personalmöte | |||
| 3 juni kl 13-14:30 | Digitalt personalmöte |
Missa inte heller:
- Arbetsmiljödagen med tema säkerhet och trygghet den 12 december kl 10-12
- Luciafirande i foajén till Aula Medica den 13 december med start kl 9:50
Presentationer från mötet
Presentationer från personalmötena på GVS delas med alla avdelnings- och verksamhetschefer och sammanfattas i en nyhet på medarbetarportalen som kan ses av inloggade medarbetare vid GVS, KIB, UoL och MHK.
Kontakta gärna Matilda Pearson, kommunikatör med fokus på medarbetarkommunikation och GVS, om du har idéer eller synpunkter vad gäller GVS personalmöten.