Pilotprojekt visar vägen mot smartare stöd för eCRF och datainsamling

Pilotprojektet riktade sig till forskare som befann sig i början av sin studieplanering och som behövde stöd i att bygga strukturerade och genomtänkta eCRF. Nio studier deltog och erbjöds tio timmar praktisk hjälp av en REDCap‑administratör och tio timmar med en statistiker som granskade formulären utifrån studiens hypoteser. Ambitionen var att kombinera tekniskt och metodologiskt stöd för att stärka datakvaliteten på lång sikt.

Alla deltagande studier tog del av REDCap‑stödet, i genomsnitt sex timmar. Forskare beskrev insatsen som mycket värdefull och lyfte att den sparade tid, klargjorde centrala inställningar och gjorde det lättare att förstå hur formulärens struktur påverkar analysarbetet längre fram. Två studier hann även få sina eCRF granskade av en statistiker. Den granskningen hjälpte dem att formulera tydligare frågor, välja relevanta variabler och säkerställa att datainsamlingen motsvarade studiens mål.

Lärdomar om tempo och behov

En viktig insikt från projektet är att studier utvecklas i olika tempo. Flera projekt nådde inte det skede där en eCRF‑granskning hade störst effekt, vilket visar att ett tidsbundet paket med parallellt stöd inte passar alla. CDO:s stora användarbas, med flera tusen aktiva användare i REDCap, innebär också att den typen av praktiskt och omfattande stöd inte kan erbjudas löpande i samma form som i pilotprojektet.

Pilotprojektet pekade samtidigt ut tre områden där riktade insatser kan ge stort värde. Det första handlar om att tidigt skissa upp studieflödet. De forskare som hade en tydlig plan för deltagarflöden och studiekomponenter kom mycket snabbare framåt i REDCap. Därför kommer CDO att ta fram visualiseringar av olika typer av studieflöden, medan Clinicum skapar en checklista som stöd vid konstruktion av eCRF.

Nästa steg: utbildning och flexibel granskning

Det andra området är utbildning. Trots goda resurser online tar det tid att lära sig ett nytt digitalt verktyg. För att stärka forskarnas grundläggande kompetens startar CDO nya REDCap‑workshops från och med våren 2026, med både en introduktionsnivå och en mer avancerad session.

Det tredje området rör granskning av datainsamlingsformulär. Forskare uttryckte ett tydligt behov av denna typ av stöd, men vid det tillfälle då studien faktiskt är redo för det. Clinicum erbjuder redan i dag möjligheten att ansöka om en eCRF‑granskning när formulären är färdigställda, och denna väg kommer att lyftas tydligare. Båda enheterna utreder också möjligheten att skapa återkommande utbildningar om att bygga eCRF, eventuellt som en del av CDO:s nya workshopserie.

Pilotprojektet gav därmed både positiv respons och värdefulla lärdomar. Med nya checklistor, visualiseringar och utbildningar får forskare nu bättre förutsättningar att fatta kloka beslut i de tidiga och avgörande stegen av forskningsprocessen.