Kaffe med Miriam – ett nytt forum för dialog
Den senaste tiden har universitetsbiblioteket (KIB) genomgått flera förändringar. Den 1 januari 2025 integrerades Medicinens historia och kulturarv (MHK) i KIB, och från den 1 januari 2026 ingår KIB i det gemensamma verksamhetsstödet. För att vara lyhörda gentemot medarbetarnas perspektiv infördes hösten 2025 ett nytt forum för dialog, Kaffe med Miriam, internt på KIB.
En gång i månaden bjuds alla medarbetare in till ett informellt samtal om aktuella frågor i organisationen över en frukostfralla. Forumet har utvecklats till en värdefull timma för tvåvägskommunikation. Medarbetare ges möjlighet att ställa frågor, samtidigt som överbibliotekarie Miriam och andra chefer, får möjlighet att lyssna in synpunkter, upplevelser och tankar.
Initiativet har tagits väl emot, både av chefer och medarbetare. Till en början var formatet tänkt att pågå under en termin, men på grund av fint engagemang fortsätter KIB med formatet även under vårterminen. De senaste tillfällena har dessutom fler och fler dykt upp, vilket tolkas som ett tecken på att efterfrågan och behov finns.
Ett forum för frågor, idéer och reflektion
Både Miriam Nauri och David Hahne, medarbetare/bibliotekarie, lyfter fram värdet av det informella samtalsformatet.
Miriam:
– Ett mer informellt format utan fast dagordning ger möjlighet att ställa och locka fram viktiga frågor som kanske inte ställs på andra möten. Kaffe med Miriam är en sorts mellanting mellan en vanlig fikastund och ett arbetsplatsmöte. Oftast finns ett eller ett par lösa utannonserade teman för träffen så att samtalet kommer igång, men det är fritt att ta upp vad man vill. Jag tror mötesformen kan fungera som både en ventil och som ett kitt.
David:
– Att ses över kaffe och en frukostmacka har varit ett bra format för att prata igenom olika frågor och synpunkter. Det har känts lyckat de gånger jag har varit med. Det har också kommit fram gott om bra idéer och viktig feedback som kan tas tillvara.
Flervägskommunikation i praktiken
En central tanke med forumet är att stärka dialogen i organisationen.
David:
– Jämfört med andra forum där vi tagit upp liknande saker, så har det varit ett mer direkt fokus på dialog och öppen diskussion. Det har gått att ställa frågor och dela tankar vid andra tillfällen också, men det blir såklart inte riktigt samma sak som att ses på det här sättet.
Miriam:
– Det är avgörande med både tvåvägs- och flervägskommunikation på en arbetsplats. Även om namnet på träffen är Kaffe med Miriam så deltar oftast andra chefer i samtalet och svarar på frågor. Lika viktig är möjligheten för oss chefer att kunna ställa frågor. På så vis odlar vi och förstärker det kollegiala arbetssättet som binder oss samman oavsett roll och ansvarsnivå.
Ett komplement till andra möten
Kaffe med Miriam fyller en särskild funktion i relation till andra forum på KIB.
Miriam:
– Jag tycker att Kaffe med Miriam är ett viktigt komplement till andra möten för hela KIB. Ungefär varannan vecka har vi ett digitalt ”LG-info”. Mötet är som namnet säger mest ett informationsmöte om vad som är på gång på KI/KIB och om större projekt inom KIB:s enheter/områden. Utöver detta ses vi någon gång per termin för längre träffar med fokus på samskapande. Kaffe med Miriam ger möjlighet att lufta saker som man antingen funderat på sedan ett tidigare informationsmöte eller som man plockat upp på annat vis.
David:
– Jag har varit med vid tre olika tillfällen på Kaffe med Miriam. För mig har det känts prioriterat med tanke på att det hänt många olika saker som påverkar oss på KIB. Det har varit bra tillfällen för att kunna prata om pågående förändringar ur ett KIB-perspektiv.
Utforska möjligheterna
Avslutningsvis uppmuntrar Miriam till att fortsätta utforska formatet.
Miriam:
– Våga prova! Om du märker att det finns energi: utforska vidare.