FyFa i förändring – med ny mötesstruktur och FyFa Dialogue under våren
När Sophie Erhardt tillträdde som prefekt för FyFa 2022 påbörjade hon och ledningsgruppen ett förändringsarbete för att åstadkomma ett starkare och mer enat FyFa, väl rustat för framtiden. Vilka är delarna i detta förändringsarbete? Och hur involveras vi alla på FyFa?
– Vi har centrala utmaningar inom exempelvis ekonomi, generationsväxling, hållbarhet och gemenskap som vi måste klara för att stå starka i framtiden, slog Sophie Erhardt fast i en intervju i höstas om FyFas förändringsresa.
– När jag tillträdde tog vi ett samlat grepp i ledningsgruppen för att få syn på vilka strategiska områden vi behöver förstärka och började arbetet. Vi tog hjälp av en förändringsledare, Peter Alterling, som nu är anställd på institutionen tillsammans med kommunikationsstrategen Julia Spector, för att hjälpa till med framdrift och strategi i arbetet. Hittills har det mesta förändringsarbetet ägt rum i ledningsgruppen, men jag ser fram emot att nu kunna involvera alla på FyFa ännu mer, säger Sophie.
Centrala områden i FyFas förändringsresa
Som ledstjärna i FyFas arbete, såväl under förändringsarbetet som i institutionens övergripande arbete, finns FyFas vision och mission. Dessa har tagits fram som ett resultat av en längre tids brett arbete inom institutionen. Vision och mission ger stöd och riktning åt resten av FyFas förändringsarbete som består av ett antal ytterligare områden:
– Forskning och utbildning står givetvis i centrum, men för att åstadkomma framgång i dessa delar behöver också ett antal stödfunktioner fungera, säger Sophie.
Övriga områden som ingår i förändringsresan är således organisation & ledning, resursfördelning, kompetens, kommunikation, samt kultur & klimat.
Uppdaterade mötesserier och målgrupper
Den nya mötesstrukturen om nu sjösätts är ett konkret resultat av förändringsarbetet. Under arbetets gång har det blivit tydligt att vissa roller och mötesformer behövde definieras och göras mer stringenta. Även målgrupperna för mötena har definierats tydligare; nu kommer FyFa exempelvis inte att använda kategorin ”PI:s” som målgrupp för regelbundna möten, utan ”FyFa Faculty” respektive ”FyFa Managers”. Namnet FyFa Faculty innebär en grupp bestående av personer från BUL till professor som träffas i ”FyFa Faculty meetings” där de diskuterar frågor som berör forskning, strategi, ledarskap, kultur och klimat, samt stora undervisningsfrågor. Dessa träffas cirka 2-3 gånger per termin. I den nya mötesformen ”FyFa Manager Forum” träffas personer med delegerat ansvar och diskuterar frågor som berör ekonomi, HR-frågor, arbetsmiljö och ledarskap.
– Vi gör förändringarna i mötesstrukturen för att tydliggöra roller, tydliggöra i kommunikationen, effektivisera resurser, samt göra det enklare för den enskilda att prioritera, välja och planera. I förlängningen tror jag att det kommer att ge en bättre resursanvändning och bättre resultat på FyFa överlag säger Sophie och fortsätter:
– Några möten kommer att vara obligatoriska, andra frivilliga men rekommenderade att delta i. Jag vill understryka vikten av att komma på de obligatoriska mötena för managers. Att delta i dessa är en del av jobbet, säger Sophie, som tillägger att dessa kommer att vara möjliga att delta i både på plats och via Teams för att underlätta för alla att vara med.
Nu sjösätts också en uppdaterad FyFa Fika, inspirerad av Max Planck-institutet i Leipzig. I korthet går konceptet ut på att alla på FyFa kommer att presentera pågående arbete i kortform någon gång under året på en FyFa Fika. Den som presenterar får också feedback i en mindre krets i ett ”secret talk”. En uppdaterad mötesinbjudan ligger i allas kalendrar.
FyFa Dialogue – nu involveras alla
Hittills har mycket av förändringsarbetet mest skett inom ledningsgruppen, även om flera strategiska stormöten och workshops har ägt rum, exempelvis inom utbildningsorganisationen och med den gamla PI-gruppen.
– Nu har vi nått en viktig fas i förändringsarbetet, att involvera hela institutionen. Därför kommer alla på FyFa, från doktorander till seniora professorer, att bjudas in till kreativa workshops under våren, säger Sophie.
Ledningsgruppen kallar dessa workshops för ”FyFa Dialogue” och kommer att ge ett tillfälle för var och en att ta del av FyFas centrala strategier och planer – som de ser ut nu och vilka frågor som behöver ytterligare arbete. De kommer att ge ett tillfälle för var och en att fundera igenom FyFas centrala frågor och vad de betyder för såväl den enskilda medarbetaren som för FyFa som helhet. FyFa Dialogue kommer att äga rum under våren och kallelser kommer att komma till varje personalkategori. Mer information om var, när och hur kommer inom kort.
Följ FyFas förändringsresa!
Samlad information om FyFas förändringsarbete finns på sidan FyFa i förändring, samt förekommer regelbundet på nyhetsplats på FyFas sidor på Medarbetarportalen.