Ny fas i översynen av KI:s verksamhetsstöd: fokus på ansvar och mandat
KI fortsätter arbetet för ett mer samordnat och effektivt verksamhetsstöd. Ett projekt med representanter från både institutioner och det gemensamma verksamhetsstödet (GVS) ser nu över stödfunktioner, arbetssätt och samordning för att bättre möta kärnverksamhetens och omvärldens krav.
”Samordnat och optimerat verksamhetsstöd” är ett av KI:s prioriterade fokusområden och bygger på universitetsledningens dialog med hela verksamheten. Målet är ett verksamhetsstöd präglat av samarbete, gemensamma processer och effektiv användning av resurser och kompetens. Arbetet bedrivs i projektform under ledning av Marie-Louice Isacson, specialist och tidigare avdelningschef på GVS.
- Idag saknas en gemensam definition av verksamhetsstödet på KI. Det handlar om mer än administration – verksamhetsstödet ska professionellt möta kärnverksamhetens behov, stötta ledning och bidra till utveckling och regelefterlevnad, säger Marie-Louice Isacson.
Lärdomar från tidigare initiativ
Projektet bygger vidare på tidigare initiativ, som "Ett sammanhållet verksamhetsstöd" (2019-2021), och på analyser inför GVS omorganisation 2025. Under våren har djupintervjuer med chefer och nyckelpersoner ringat in styrkor och utmaningar inom verksamhetsstödet.
- Det är mycket som fungerar bra på KI, men det finns behov av att tydliggöra ansvar och mandat för verksamhetsstödet i olika organisatoriska delar av KI. Det behövs också mer samordning, då flera processer upplevs otydliga och långsamma och ibland med oklara beslutsvägar.
Workshops under hösten
Under hösten hålls workshops inom områden som kommunikation; säkerhet; HR; forskningsstöd inklusive forskningsavtal; lokaler och service; IT; ekonomi, inköp och upphandling och utbildningsstöd. Fler områden kan tillkomma under våren. Syftet är att skapa dialog om ansvar och mandat samt identifiera områden där samordning behöver utvecklas.
- Genom att tydliggöra ansvar och mandat får vi bättre förutsättningar för både ledning och kärnverksamhet, och en bra grund för samarbete och gemensamt utvecklingsarbete inom verksamhetsstödet. Projektet ska också ta fram förslag på en enkel modell för gemensam planering och uppföljning av verksamhetsstödet, säger Marie-Louice Isacson som tror att arbetet kan lägga grunden till en ny arbetsordning för verksamhetsstödet som helhet på KI.
Läs mer om projektet på medarbetarportalen: Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet.