Viktig information angående administrationen och deadlines i sommar

Ekonomi

Leverantörsfakturor

Samtliga leverantörsfakturor ska godkännas och auktoriseras senast den 4 juli! Det är mycket viktigt att regelbundet hantera samtliga fakturor som kommer till din epost. Inga förvärv avseende utrustning efter den 17 juni

Utgifter

Alla utgifter, inklusive reseräkningar, måste registreras i PA webben, tillsammans med uppladdade kvitton, senast den 30 juni. Om du som anställd tar emot ett papperskvitto i din roll som myndighetstjänsteman, måste kvittot även överlämnas till oss på ekonomiavdelningen.   

Semester/vikarier

Alla attestanter av fakturor måste delegera sin attesträtt i UBW/Agresso webben om man inte kan göra detta under semestern. Inga leverantörsfakturor får lämnas oattesterade under sommaren. Vi har varken tid eller möjlighet att kontakta attestanter som inte hanterat sina fakturor. Det är ditt ansvar. 

Direktbetalningar

Vi har inte längre den tekniska möjligheten att hantera brådskande betalningar på ekonomiavdelningen på MTC. Dessa måste processas genom leverantörsfakturasystemet och betalningar görs centralt på KI. Därför är det av största vikt att du planerar för kommande betalningar för konferenser etc.  

 

Tillgänglighet

Ekonomiavdelningen kommer att vara bemannad under hela sommaren, dock inte mellan den 25 juli till den 5 augusti, så ekonomiavdelningen kommer att vara obemannad. Planera gärna dina ärenden därefter! Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor via ekonomi@mtc.ki.se

HR 

Tillträde Biomedicum

HR måste få information om någon behöver tillträde till Biomedicum under sommaren. Vi måste ha den informationen så snart som möjligt, senast den 30 juni. 

Rekryteringsprocesser 

Rekryteringsprocesser kommer inte att initieras under sommaren. Pågående rekryteringar måste avslutas den 10 juni. Om det inte är möjligt, hanteras de efter den 8 augusti. 

Nya anställningar, anknytningar och stipendier

Nya anställningar, anknytningar och stipendier i juni, juli och augusti måste hanteras och färdigställas innan den 10 juni.  Alla nyanställda och stipendiater måste registrera sitt bankkontonummer i Swedbank via följande länk.

Förlängning av anställningar, anknytningar och stipendier 

Förlängning av anställningar, anknytningar och stipendier i juni, juli och augusti, måste hanteras och färdigställas innan den 10 juni. 

Semester

Semester gäller för forskare, postdocs, assisterande professorer, professorer och doktorander, vilket innebär att hela semestern anses vara uttagen under innevarande år.

För andra typer av anställningar (tekniska/administrativa): Arbetsgivaren ska se till att den anställde tar ut minst 20 dagars semester per år. Om antalet betalda semesterdagar är 20 dagar eller fler, har arbetstagaren rätt att spara dagar utöver detta till ett senare semesterår. Upp till 30 dagar kan sparas.  

Sjukfrånvaro- nya rutiner 

Om en anställd blir sjuk under semestern, måste en sjukanmälan göras i PA-webben den första sjukdagen. Om sjukanmälan inte rapporteras under den första sjukdagen, måste ett läkarintyg begäras från den första sjukdagen. 

Ansökan om tjänstledighet

Alla ansökningar rörande tjänstledighet (semester, föräldraledighet etc) måste lämnas in och attesteras i PA- webben så snart som möjligt för att undvika fel vid utbetalningar av lön under sommarmånaderna.   
 

Lösenord

Se till att uppdatera/förnya ditt KI- lösenord innan det går ut.  Du kan återställda ditt lösenord på egen hand, följ instruktionerna här. 

Tillgänglighet

HR- avdelningen kommer att vara bemannad under hela sommaren, undantaget den 18 juli till den 29 juli, då HR- avdelningen kommer att vara obemannad. Under första veckan i augusti kommer servicen att vara begränsad. Vänligen planera dina ärenden därefter! Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor på adressen hr@mtc.ki.se

Kontaktinformation

För att kontakta någon på administrationen, se kontaktuppgifter här.