Studie visar fördelar och utmaningar med hybridarbete på KI
Bättre hälsa och mindre stress bland medarbetarna blev resultatet av övergången till hybridarbete på KI:s verksamhetsstöd. Det visar en forskningsstudie som har undersökt effekterna av övergången till flexiblare arbete under covid 19-pandemin. Studien ger värdefulla insikter inför KI:s utveckling av framtidens arbetsplats.
I samband med covid 19-pandemin påbörjades en studie där övergången till flexiblare arbetsformer följdes i realtid för att se hur det påverkade medarbetare och chefer på KI:s verksamhetsstöd.
Resultaten sammanfatta i rapporten "Framtidens arbetsplats – Slutrapportering av uppföljningen av övergången till hybridarbete för verksamhetsstödet på Karolinska institutet".
– Studiens syfte har varit att med stöd i aktuell forskning och egna erfarenheter ge förslag till hur vi på KI kan utveckla en modern och attraktiv framtida arbetsplats, säger Irene Jensen, professor vid Institutet för miljömedicin (IMM), som har varit uppdragsansvarig för studien.
Studien startade hösten 2021 när det rådde restriktioner om hemarbete, och avslutades våren 2023 när hybridarbetet hade pågått i ett och ett halvt år.
Genom återkommande enkätutskick gjordes mätningar av hur de anställda påverkades av förändringarna i arbetsmiljö, ledarskap, hälsa och prestation.
– Vi fick ett mycket positivt resultat över lag när det gällde inställningen till hybridarbete. Det är dock viktigt att poängtera att vid vår undersökning hade inga större ändringar gjorts i den fysiska arbetsmiljön, förklarar Irene Jensen.
Bättre balans mellan arbete och privatliv
Vid den första mätningen 2021 svarade hälften av medarbetarna att de innan pandemin aldrig jobbade hemifrån. Efter införandet av hybridarbete uppgav en majoritet att de jobbade hemifrån två till tre dagar i veckan.
Två av tre anställda upplevde att såväl arbetsmiljön som balansen mellan arbete och privatliv förbättrades, vilket i sin tur ledde till bättre hälsa och lägre stressnivåer.
Chefer arbetade däremot hemma i mindre utsträckning.
– En möjlig förklaring kan vara att man som ledare vill kunna träffa sina medarbetare och behöver då vara på plats oftare, säger Irene Jensen.
Utmaningar för chefer
Även om de övergripande resultaten var fördelaktiga fanns det aspekter som var mindre positiva under distansarbetet.
Att skapa en god teamkänsla blev en utmaning för cheferna och medförde behov av nytänkande och kreativitet. Det blev tydligt att chefsstödet behöver utvecklas för att speciellt anpassas till hybrida arbetsformer.
Flera faktorer bakom stress
Tillgång till fungerande digitala verktyg, it-support och tillräcklig it-kompetens var andra faktorer som var avgörande för bland annat stressnivån.
– Framför allt äldre medarbetare kände en ökad stress. En viktig lärdom är att kontinuerlig utbildning och stöd behövs för att upprätthålla en hög digital kompetens hos medarbetarna, säger Helena Tinnerholm Ljungberg, biträdande lektor vid IMM och projektledare för studien.
Hur exempelvis arbetsbelastning och inflytande upplevdes skilde sig stort mellan olika grupper, till exempel män-kvinnor och äldre-yngre.
Den grupp som upplevde störst belastning var medelålders medarbetare med längre anställningstid. Kvinnor upplevde ett lägre inflytande över arbetet än män, vilket även är vanligt vid arbete på plats.
Lärdomar inför KI:s förändringsarbete
Helena Tinnerholm Ljungberg och Irene Jensen är överens om att resultatet från studien tyder på att hybridarbete är framtiden.
– Studien visar helt klart på positiva effekter från införandet av hybridarbete. Samtidigt ställer det nya krav på bland annat ledarskap, teamarbete och it-verktyg och -kompetens, säger Helena Tinnerholm Ljungberg. Hon fortsätter:
– Alla organisationsförändringar innebär ökad belastning för medarbetare när själva omställningen genomförs. Vår studie visar dock att belastningen är temporär och avtar över tid. En framgångsfaktor var att man tidigt förberedde övergången till hybridarbete och lät det ta sin tid. På så sätt hann medarbetarna vänja sig. Att skynda långsamt och låta omställningen ta lite tid är bra att ha med sig i det fortsatta förändringsarbetet på KI, säger Helena Tinnerholm Ljungberg.
Så maxar du din arbetsplats
- Planera och anpassa i möjligaste mån dina arbetsuppgifter utifrån var du arbetar. Vissa uppgifter lämpar sig bättre för kontoret, andra för arbetsdagar hemma.
- En balans mellan arbete på plats och arbete hemifrån är bäst.
- Lägg tid och energi på att bygga teamkänsla.
- Kom ihåg att även i det hybrida arbetssättet är vi varandras arbetsmiljö.
- Se till att du har/får tid att utveckla din digitala kompetens.
- Använd en gemensam kalender för att boka in kontorsnärvaro, det underlättar möjligheten att planera arbetsuppgifter och möten.
- Det är enkelt att boka in digitala möten, men viktigt att planera in ställtid mellan dem.
- Kom ihåg att ta rörelsepauser när du jobbar hemifrån.