Publicerad: 2024-06-11 13:45 | Uppdaterad: 2024-06-11 14:16

Sommarinfo LIME 2024

Foto: Astrid Åberg Magdalinski

Det börjar närma sig sommar och långledighet. LIME:s verksamhetsstöd vill belysa vikten av framförhållning inför sommaren. Sommarledigheten påverkar närvaron av den administrativa personalen på både LIME och KI som helhet. Svarstiderna i funktionsbrevlådorna kan därför ta längre tid och kommer att ha auto-reply med hänvisning för akuta ärenden.

ATT TÄNKA PÅ INFÖR SOMMAREN 2024

EKONOMI OCH INKÖP

Inköpsstopp och postleverans

I och med semestertider under sommaren så är det viktigt att ni inte gör inköp som kommer under sommaren. Om ni beställer något med leverans under sommaren ansvarar ni själva för att vara på plats för att ta emot leveransen. Under vecka 29-32 har Bo Planstedt semester, vilket betyder att ingen kommer vara på plats dessa veckor för att lämna utgående post eller ta emot paket. Om ni under dessa veckor ska skicka post krävs det att ni själva går ner till lastkajen för att lämna utgående post.

Kontakt: Under sommarperioden hänvisar vi samtliga frågor till funktionsadress: ekonomi@lime.ki.se, då Alan och Shumin inte kommer vara på plats under sina semestrar och frågor som kommer direkt till deras personliga e-post-konton riskerar att falla mellan stolarna under sommarperioden.

Fakturor

UBW - lägg in vikarier/ersättare vid ledighet eller semester så att fakturorna blir hanterade.
Utlägg och reseräkningar - även här vill vi påminna om att vara i god tid innan semesterperioden så inga brådskande utlägg blir liggande i veckor. Ta höjd för att de ska granskas och attesteras.

HR

Rekrytering

Inga nya rekryteringar inleds under sommaren. Deadline för att inkomma med rekryteringsunderlag är 10/6. Detta beror på ev inlämnande av överklaganden, intervjumöjligheter och semestersituation på institution. Om undantag ska ske förutsätts det finnas en mycket god motivering.

Anställningar

Tänk på att:

Inkomma med underlag som gäller anställningar och anknytningar, t ex förlängningar, avslut, anställningar, och lönekonteringar i god tid. Använd de nya blanketterna från All About LIME eller hemsidan.
Alla chefer ska attestera semestrar/ledigheter som finns inlagda i PA-webben senast 31/5.

Anknytningar

Förläng anknytningar i god tid, tänk på att de vars anknytning går ut förlorar all access till KI inkl deras e-postkonton. Om anknytningen även går ut behövs det helt nya underlag + ID för att kunna skapa en ny anknytning.

Semester

För att semesterlönen ska bli korrekt är det viktigt att alla anställdas semestrar är registrerade i Primula-webben och attesterade senast den 31/5 (gäller ej de som har schablonsemester). Som medarbetare får man spara max 30 semesterdagar. Det är varje chefs ansvar att se till att varje medarbetare tar ut minst 20 dagars semester per år och detta är viktigt att tänka på det inför hösten.

Sjukdom under pågående semester

Blir den anställde sjuk under sommarledigheten ska sjukanmälan göras till arbetsplatsen på sjukdomens första dag. Sjukanmälan kan numera göras direkt av den anställda i PA-webben. Om anmälan inte görs från första sjukdagen ska den anställde lämna in läkarintyg som gäller från första sjukdagen.

VAB under pågående semester

Om anställds barn insjuknar under semestern så måste anställd meddela sin chef och sedan registrera VAB i PA-webben samma dag som barnet insjuknar. Detta för att säkerställa att semesteravdraget blir rätt på lönen.

FORSKARUTBILDNING

Om du planerar att skicka in din ansökan om disputation/licentiat till Disputationskommitténs möten 13 augusti, 27 augusti eller 9 september så behöver vi din kompletta ansökan senast den 8 juli.

Det samma gäller för anmälan om halvtidskontroll som ska genomföras under augusti månad eller första halvan av september månad - anmälan ska göras senast 8 juli.

Se instruktioner hur du skickar in din ansökan resp. anmälan på LIME:s hemsida.

Glad sommar!