Så tycker forskarna om obligatorisk forskningsdokumentation
Anna Jervaeus, universitetsadjunkt vid Institutionen för neurobiologi, vårdvetenskap och samhälle vid Karolinska Institutet har använt KI ELN, elektronisk forskningsdokumentation, sedan hon började som doktorand på Karolinska Institutet år 2010. Nu väntas det bli obligatoriskt för alla KI-forskare.
– Jag tycker att KI ELN är bra. Jag har lärt mig systemet hyfsat snabbt och upplever det som användarvänligt i de funktioner jag har använt. Det fyller sitt syfte, säger Anna Jervaeus.
Bland fördelarna ser hon möjligheten att samla dokument på ett för forskningsgruppen gemensamt, säkert ställe och att låsa inmatad information.
– Även om jag vet att jag inte går in och fabricerar är det tryggt att veta att jag alltid låser materialet efter en viss tid. Det är också lätt att få en bra struktur i projekten, säger hon.
KI ELN beskrivs ofta som framtaget för labbforskning snarare än omvårdnadsforskning, som Anna Jervaeus arbetar med. Det som i KI ELN kallas ”experiment” kan därför för henne vara en datainsamling, ett manusarbete, planeringsdokument eller mötesanteckningar, till exempel.
– Jag har funderat hur det är rimligt för mig att dela upp arbetet, men har inte upplevt att det skulle vara något problem med att systemet inte passar den forskning vi sysslar med. Jag har också fått väldigt bra hjälp och stöd från KI:s supportfunktion när jag har haft frågor, säger hon.
Pilot på odontologiska institutionen
På några av KI:s institutioner införs elektronisk forskningsdokumentation redan tidigare än 2019. En av dem är institutionen för odontologi, där man har beslutat att göra KI ELN obligatoriskt från 2018. Just nu genomförs introduktionskurser i användning av systemet, berättar Mats Trulsson, institutionens prefekt.
– Vi behöver förbättra vår dokumentation när det gäller forskningen och ser stora fördelar med KI ELN. Vi får hela forskningen dokumenterad och ordentligt loggad och kan från ledningssidan få fram dokumentation även när en forskare har flyttat, vilket kan vara väldigt svårt i dag, säger han.
Han bedömer att vissa forskare kan uppleva systemet som omständligare än deras tidigare hantering, men konstaterar att det är något man får ta för att leva upp till kraven på en fungerande forskningsorganisation.
Att elektronisk forskningsdokumentation blir obligatoriskt på hela KI tycker han är jättebra.
– Det handlar om förtroendet för forskningen, att man faktiskt kan gå tillbaka och visa med dokumentation vad man har gjort inom forskningsverksamheten, säger Mats Trulsson.
Systemet förbättras stegvis
För Björn Äng, anknuten till institutionen för neurobiologi, vårdvetenskap och samhälle, startade användningen av KI ELN i samband med en doktorand som genomförde delar av sin forskning inom försvarsmakten. Hög säkerhet i dokumentationen passade då extra bra. Det var ungefär sex år sedan och han anser att systemet har blivit bättre sedan dess.
– Det har funnits stunder när jag har varit irriterad – det har varit buggar och inlagda projekt har fastnat – men på sistone har det fungerat bra, säger han.
Björn Äng ser KI ELN som en bra, säker samlingspunkt för dokument, exempelvis etikhandlingar och den individuella studieplanen för doktorander. Som handledare uppskattar han också den formaliserade kommunikationen – när en doktorand har startat ett experiment skickas det till honom för verifiering.
– Det är bra att jag behöver granska och fylla i att jag har läst och förstått. Det blir mer formellt och transparent än i en vanlig mejlkonversation eller pappersversion. Det tycker jag om, säger han.
Han upplever dock viss inflexibilitet i hur man skapar sin egen struktur med underkategorier i systemet, och att sådana strukturer måste låsas. Men på det hela taget är han positiv till att elektroniskt forskningsdokumentation görs obligatoriskt.
– Det är jättebra. När man använder elektronisk loggbok börjar man reflektera och kommer på sig själv med att tänka ”just ja, jag borde kanske dokumentera de där mötesanteckningarna”. Det är en bra påminnelse om att ha handlingarna i ordning, säger han.
Text: Sara Nilsson