Så påverkas Primula och UBW av integrationen av BioNut med MedH

Ett viktigt steg i projektet att integrera BioNut med MedH, är att uppdatera ett 50-tal digitala system som används i medarbetarnas vardag. Alla anställda vid KI har en digital identitet som baseras på var i organisationen man är anställd. Det innebär att alla som idag är anställda vid BioNut kommer att få uppdaterade digitala identiteter i MedH:s digitala struktur under våren.

BioNut fortsätter att fungera som egen institution till och med 30 juni. Men redan nu förbereds integreringen rent tekniskt så att förändringarna kan genomföras så smidigt som möjligt med hänsyn till ekonomiska bokslut, lönekörningar och med god marginal för eventuella störningar.  

Begränsad tillgång till UBW och Primula/PA-webben för BioNut i mars och april

De första förändringarna kommer att märkas i personalsystemet Primula och ekonomisystemet UBW – men även i andra system som hämtar sin data från dessa källor, till exempel anställdas profilsidor på KI:s webbplats. Förändringarna påverkar framför allt medarbetare på BioNut.

För att underlätta uppdateringarna i UBW och Primula/PA-webben begränsas möjligheten att lägga in nya ärenden under ett par veckor framöver. Det innebär att medarbetare vid BioNut:

• inte ska rapportera personalärenden i Primula/ PA-webben (t.ex. semesteransökan och reseräkningar) mellan 10 mars - 1 april. Kontakta HR-avdelningen om problem uppstår under denna tid. 
• inte ska lägga in några nya ekonomiärenden i UBW (t.ex. beställningar och fakturor) mellan 22 mars - 4 april. Befintliga och gamla ärenden kan dock fortsätta hanteras. Om något nytt behöver beställas efter den 22 mars ska ZZ-kod för MedH (H7) användas istället för BioNut (H2).

Förändringar i personalsystemet Primula från 1 april 

Primula är ett källsystem till många andra IT-system. Det innebär att den information som finns i Primula hämtas av och syns i andra system såsom UBW, IDAC och medarbetarportalen. 

Per den 1 april 2024 kommer medarbetarna vid BioNut att tillhöra MedH i Primula. För kärnverksamheten flyttas nuvarande grupper och nuvarande chefer in som en ny avdelning i MedH. För administrativ personal, flyttas respektive anställning vid BioNut till motsvarande grupp/avdelning och enhet inom MedH. 

Som medarbetare behöver du inte göra någonting och formellt sker ingen förändring, utan befintliga delegationsordningar gäller tills integrationen slutförs 30 juni. Men denna tekniska uppdatering kommer alltså att märkas från 1 april genom att anställda vid BioNut anges som tillhörande MedH i system som Primula, UBW, IDAC, M365 och medarbetarportalen.

Förändringar i ekonomisystemet UBW från 14 april

Financial statements for the first quarter of the year will be made separately for BioNut and MedH in early April. After the first quarter the financial data will be merged together in UBW and reported at MedH.

Bokslut för årets första kvartal görs separat för BioNut och MedH i början av april. Därefter integreras all ekonomisk data från BioNut (H2) med MedH (H7) i UBW. Flytten av ekonomisk data görs manuellt av en förstärkt arbetsgrupp för ekonomi den 14 april. 

Ekonomisk data för BioNut:s pågående projekt och grupper kommer då att flyttas in i MedH:s struktur med den enda förändringen att projektnumrets prefix ändras från H2 till H7. Gamla och avslutade projekt och grupper i BioNut stängs så att inga ytterligare händelser kan registreras i UBW.

Förändringar i andra system följer under våren

Utöver personal- och ekonomisystem finns många andra digitala system som berörs av integreringen av BioNut med MedH. Det handlar om allt från arkivering till forskningsstöd, digitala lärmiljöer, utbildningsadministration och skalskydd. Information om vilka ändringar som kan väntas i dessa system förbereds inom projektet och kommer att delas så snart det är möjligt med de som berörs.