Nya rutiner för att förhindra bedrägerier
Vi vill med detta uppmärksamma er på att vi upplever en del bedrägeriförsök i form av fejkade fakturor, med framför allt felaktiga bankuppgifter.
Ett exempel är att KI har haft kontakt med en leverantör via mejl och en bedragare går in och ”kapar” mejltråden och skickar en PDF faktura (som ofta ska ersätta den ursprungliga). På den nya fakturan är bankuppgifter ändrade vilket ofta förklaras med att leverantören har bytt bank. Vi på KI tror alltså att vi fortfarande har en konversation med den riktiga leverantören men i verkligheten är det med en bedragare.
Ett annat exempel är när en leverantör har kontaktat KI angående en elektronisk faktura som vi fått och sagt att den är felaktig och bifogat en ny ”korrekt” faktura. Även här har vi på KI trott att mejlkonversationen är med den riktiga leverantören men i verkligheten är det en bedragare som ligger bakom.
För att förhindra att detta sker, dvs att felaktiga fakturor blir betalda, har vi infört följande rutiner och rekommendationer:
- Nya leverantörsupplägg inkl. ändring av befintlig leverantör görs bara efter att vi (Ekonomiservice) kunnat kontakta leverantör på annat sätt än via mejl för att verifiera att uppgifterna stämmer. Detta gäller dock bara utländska leverantörer, för på de inhemska kan vi via systemstöd kontrollera att bank och plusgiro tillhör leverantören.
- För att minska antalet leverantörsupplägg så vill vi som alltid att ni använder er av upphandlade leverantörer och även e- handelssystemet i så stor utsträckning som möjligt.
- Vi vill undvika manuella utbetalningar då en faktura blivit fel och ersatts med en ny. I möjligaste mån ska vi kräva leverantören på en kredit och sedan en ny debet som då går den vanliga vägen genom EFH. Vi kommer att vara mycket restriktiva vad gäller att makulera inkomna fakturor.
- Vi vill även uppmana alla att verkligen be leverantörerna om elektroniska fakturor och inte PDF (mail) fakturor.
Med andra ord; lite fler kontroller som utmynnar i att vissa saker tar längre tid, men allt för att vi ska undvika att bli utsatta för bedrägerier.
Eva Tegelberg
Ekonomidirektör KI
Om du har frågor och funderingar kring detta, tveka inte att höra av dig till NVS ekonomichef eller din avdelningsadministratör.