Lärdomar från projektet att integrera BioNut med MedH
Den 1 juli 2024 gick KI från 22 till 21 institutioner. Därmed slutfördes projektet att integrera BioNut som avdelning på institutionen MedH. Det fortsatta utvecklingsarbetet sker nu inom MedH. Projektet har gett skjuts i arbetet med KI:s strategiska fokusområden och bidragit till en stärkt vi-känsla mellan flera funktioner.
Det var i september 2023 som universitetsledningen beslutade om integreringen för att skapa långsiktiga förutsättningar för verksamheten vid BioNut. Ett projekt tillsattes för att genomföra integreringen och sedan 1 juli är BioNut en avdelning på institutionen MedH.
- Vi har kunnat genomföra denna integrering på ett bra sätt inom utsatt tid tack vare det goda samarbetet inom utbildning och forskning mellan de två institutionerna och mellan de två institutionsledningarna, men även mellan centrala och institutionsnära funktioner inom till exempel IT, ekonomi och HR. Jag tror att detta sätt att arbeta bidrar till att stärka vi-känslan på hela KI, säger Maria Eriksdotter, operativt ansvarig för integrationsprojektet.
Målen för projektet är nu uppfyllda:
- Integrering av BioNut:s stöd- och kärnverksamhet genom etablering av en avdelning på MedH.
- Risk- och konsekvensanalyser genomförda, åtgärdsplan framtagen liksom en plan för att löpande ta hand om framtida riskbedömningar på ett systematiskt sätt.
Direkta resultat av integreringen
BioNut:s kärnverksamhet har integrerats som en ny avdelning på MedH med Janne Johansson, tidigare prefekt på BioNut, som avdelningschef. Petter Höglund fortsätter som prefekt för MedH. Ledningsgruppen på MedH ansvarar nu för att fortsätta utvecklingsarbetet med hänsyn till den åtgärdsplan och de riskbedömningar som gjorts i projektet.
- Integration av BioNut:s forskargrupper påverkar forskning och undervisning vid MedH på ett mycket positivt sätt. Ledningsgruppen ser nu över MedH:s avdelningsorganisation för att skapa bästa förutsättningar för detta. Vårt strategiarbete ”MedH 2030” fokuserar på synergier i forskning och undervisning, där arbetsmiljö och administration i absolut toppklass är centrala delar. Jag ser mycket fram emot de kommande årens utveckling, säger Petter Höglund.
Utbildningsorganisationen på MedH har anpassats för att nu inkludera BioNut:s utbildningsverksamhet på grund-, avancerad och forskningsnivå. Beslut har bland annat fattats om att flytta kursplaner och doktoranders individuella studieplaner från BioNut till MedH. Agneta Månsson-Broberg kvarstår som grundutbildningsansvarig (GUA) vid MedH och BioNut:s Magdalena Rosell har utsetts till biträdande GUA. Mattias Svensson kvarstår som studierektor vid MedH med ansvar för samtliga doktorander, inklusive de som hör till avdelningen BioNut.
Medarbetarna inom verksamhetsstödet vid BioNut och MedH har fysiskt flyttat samman på plan 8 i byggnaden Neo i Flemingsberg. De har nu börjat utveckla ett gemensamt arbetssätt under ledning av Klas Karlsson, administrativ chef på MedH.
BioNut:s historiska underskott på institutionsnivå har skrivits av med hjälp av KI:s centrala medel. Under 2024 har forskargrupperna vid BioNut och MedH använt MedH:s procentsats för INDI, både för forskning och utbildning. Ledningsgruppen på MedH arbetar nu med att ta fram institutionens gemensamma budget för 2025.
Effekter för campus Flemingsberg på sikt
Projektets effektmål handlar om att stärka den integrerade verksamheten vid MedH såväl ekonomiskt som vetenskapligt och utbildningsmässigt. För det krävs satsningar på grundforskning som en del av den translationella miljön vid MedH men också för hela campus Flemingsberg och verksamheten i Neo. Under projektet har flera förslag på åtgärder formulerats som nu kommer diskuteras vidare, både vid institutionen MedH och med institutionsgrupp Syd. Det handlar till exempel om hur man kan arbeta för att attrahera forskare och studenter och stärka och samordna forskningsinfrastruktur.
– Jag vill rikta ett varmt tack till alla medarbetare vid BioNut och MedH, samt GVS och projektorganisationen som engagerat sig i detta förändringsarbete. Jag tror att det har varit helt nödvändigt för att vi ska kunna fortsätta utveckla de verksamheter som berörs på ett hållbart sätt för att bland annat stärka KI:s grundforskning i Flemingsberg. Det gläder mig att projektet bidragit med lärdomar inom alla KI:s nio strategiska fokusområden, säger rektor Annika Östman Wernerson.
Lärdomar för framtida projekt
Projektorganisation
Tidig etablering av en projektgrupp med arbetsgrupper inom samtliga delar av stöd- och kärnverksamheten på central och lokal nivå har varit avgörande för att kunna planera och samordna aktiviteter för att föra projektet framåt. Projektledaren har haft en nyckelroll för att koordinera och stötta alla olika delar av detta komplexa och omfattande projektet. Genom sin koppling till ledningen har den operativt ansvariga och projektledaren effektivt kunnat hantera frågor som uppkommit under projektets gång.
Resurser
Eftersom denna typ av integrering inte gjorts tidigare på KI var det svårt att förutse risker och kostnader. Alla berörda vid institutionerna och projektgruppen har bidragit med många timmar av sin ordinarie arbetstid. Utöver kostnader för BioNut:s underskott så har drygt 8 miljoner kronor använts i avvecklingskostnader som har att göra med lokaler, INDI och personal. MedH har även bekostat flera workshops samt sociala events.
Manuellt arbete i system
En kartläggning av KI:s administrativa system och processflöden för integrationen visade att den huvudsakliga delen av migreringen behövde ske manuellt. Det handlade till exempel om att flytta BioNut:s ekonomiska data in i MedH:s ekonomiska struktur i UBW; flytta BioNut:s anställda och anknutna till MedH i Primula (systemet för löne- och personaladministration), men även uppdateringar i behörighetssystemet IDAC.
Kommunikation
En tydlig struktur med regelbunden information på webb och dialog i digitala möten har varit ett bra sätt att samla och löpande informera om utvecklingen av projektet men också fånga upp reaktioner bland olika medarbetare och motverka oro.
Tidplan
Marginal i tidplanen gjorde det möjligt att testa förändringar i komplicerade system och utreda viktiga beslutsfrågor som att flytta kursplaner och ändra delegationer. Även oförutsedda händelser som IT-attack och fryshaveri hann hanteras utan att påverka tidplanen.
Sociala aktiviteter
Vi-känslan har stärkts både inom den nya institutionen och KI i stort genom fysiska träffar i olika konstellationer.