Lär känna NVS prefektsamordnare
Nyfiken på vad en prefektsamordnare gör? Här får du en inblick i Petra Helkalas dagliga arbete.
Vilka är dina huvudområden du arbetar med?
– Jag hjälper till med att hantera ärenden och svara på frågor som kommer till prefektkansliet genom prefektens funktionsbrevlåda NVS Prefekt. Många frågor handlar om signering av bidragsansökningar, avtalsskrivning, diarieföring, digital signering eller mötesbokningar. De flesta ärenden behöver förhandsgranskas innan prefekt kan signera och det är min uppgift att se till att ärendena har beretts på så sätt att själva signeringen kan gå snabbt. Jag är inte expert på något särskilt område utan kan lite av varje och kan förhoppningsvis avgöra vilka instanser i vår organisation som kan ge stöd i olika ärenden – i tid. En av mina mest frekventa frågor måste vara: ”När har du deadline med detta?” Som prefektsamordnare sitter jag med i NVS ledningsgrupp, chefsgrupp, institutionsråd och samverkansgrupp som jag sammankallar till möten åt vår prefekt. Ofta är jag med på att planera och genomföra aktiviteter som ledningen vill ordna för hela institutionen.
Du har väldigt stora kontaktytor. Vilka personer arbetar du allra mest med?
– Min närmaste medarbetare är prefekten vid NVS. Vi har ett nära samarbete och har kontakt dagligen. Samma gäller de biträdande/ställföreträdande prefekterna, men vi har dock inte kontakt lika ofta. Avdelningsadministratörerna och samordnarna är viktiga kollegor. Vid central ledningsadministration arbetar jag med alla beroende på vad det är för frågor man har till hands men kanske mest med kommunikatören, NVS ekonomi och samordnaren för NVS internationella projekt. Vid utbildningskansliet är det samordnaren för forskarutbildning.
Hur har du lärt dig denna roll, som är ganska speciell?
– Det underlättar att ha akademisk grundutbildning, men också att ha vana från servicebranschen och internationella sammanhang. Learning by doing, det är prefektsamordnarutbildningen. Jag tror personligen att det mer är frågan om vissa personlighetsegenskaper som är viktiga för att trivas i rollen. Serviceminded och lösningsorienterad är ord som jag tänker på. Man ska trivas med att ha många bollar i luften samtidigt.
Vad är det roligaste med ditt jobb?
– Jag tycker allmänt att det är roligt att jobba med människor. Det är otroligt givande och fascinerande att därutöver få jobba med så många begåvade, intelligenta människor och vill förstås tro att jag med mitt lilla bidrag är med på att bidra till något större. Jag tycker att det är kul när det händer saker och när saker och ting går att lösa i tid.