Publicerad: 2021-09-13 14:35 | Uppdaterad: 2021-09-15 15:22

Hallå där, administrativ chef och HR-chef på Institutionen för odontologi!

Vi frågade administrativ chef och HR-chef på Institutionen för odontologi och Universitetstandvården om vilka möjligheter och utmaningar de ser med ett flexibelt arbetssätt.

Åsa Diberius
Åsa Diberius, administrativ chef Institutionen för Odontologi

Åsa Diberius, administrativ chef Institutionen för Odontologi

Vilka är de största lärdomarna ni tar med er från pandemin avseende ledarskap och arbetssätt? 

- Att vi lyckats ställa om så bra som vi har gjort under pandemin och anammat nya arbetssätt vittnar om att vi är flexibla, följsamma och utvecklingsbara. Lyckligtvis fanns många verktyg redan på plats före pandemin men vi behövde säkerställa att de tekniska hjälpmedlen fanns tillgängliga för alla och att vi höjde vår kompetens inom dessa digitala verktyg.  

- Under pandemin har vi fått utmana och utveckla oss i vårt ledarskap, att verkligen situationsanpassa ledarskapet. Lärdomar är att vi måste arbeta mer med de förutsättningar som skapar en tillitsbaserad organisation, att bibehålla och stärka den interna kommunikationen, att säkerställa att vi har de stödjande strukturer som behövs utifrån nya arbetssätt. 

Vad innebär möjligheten till ett flexibelt arbetssätt för er som institution? 

- Att vi kan bibehålla och stärka vårt arbetsgivarvarumärke i en allt tuffare konkurrens, att vi därmed blir en attraktiv arbetsgivare som erbjuder individanpassade möjligheter.  

- Behovet av smarta verktyg för att kommunicera och samarbeta blir större och att skapa en användarupplevelse blir viktig.  

Vilka risker respektive möjligheter ser du som chef och ledare? Vad säger medarbetarna? 

- Under pandemin blev vi tvungna att snabbt ställa om och i det finns en uppenbar risk i att vi hankat oss fram trots strukturerna snarare än tack vare strukturerna. Vi behöver säkerställa att vi har stödjande strukturer som ger oss möjligheten att bete oss på nya hållbara sätt i ett mer långsiktigt perspektiv. 

- För många av våra medarbetare så har inte pandemin påverkat deras fysiska närvaro på arbetsplatsen med hänsyn till ett flexibelt arbetssätt. Inom Universitetstandvården bedriver vi klinisk verksamhet som inte ger samma möjligheter till ett flexibelt arbetssätt. Det har också inneburit att flera av våra medarbetare i verksamhetsstödet kontinuerligt har varit fysiskt på arbetsplatsen. De medarbetare som har haft möjligheten till ett mer flexibelt arbetssätt är positiva och tycker att det har fungerat väldigt bra. Däremot saknar man sina arbetskamrater och ser negativt på den fysiska och sociala distanseringen och ger uttryck för behov av bättre digitala systemstöd. 

Jörgen Johansson Odontologiska Institutionen
Jörgen Johansson, HR-chef Institutionen för Odontologi

Jörgen Johansson, HR-chef Institutionen för Odontologi

Vad innebär möjligheten till ett flexibelt arbetssätt för HR-funktionen?

- Många av våra ”konkurrenter” om duktiga medarbetare på en het arbetsmarknad kommer att dra sina egna slutsatser av de erfarenheter pandemin givit vid handen. Jag tror att många av dem kommer att landa i någon liknande lösning. Jag ser ett Flexibelt arbetssätt som en naturlig del i att bibehålla vårat arbetsgivarerbjudande aktuellt och attraktivt.

Risker och farhågor?

- Min erfarenhet är att ungefär 15% av en arbetsstyrka jobbar för mycket och att ungefär lika många jobbar för lite. Det stora flertalet har dock en rimlig balans mellan arbete och fritid, dvs så tror jag att den stora gruppen kommer mycket väl in i ett Flexibelt arbetssätt. För cirka en tredjedel av personalen finns dock en latent risk – tror jag.

- Fördelen är att med ett närvarande ledarskap vet vi vilka personer i arbetsgruppen som utgör våra riskgrupper. Det brukar nästan alltid vara samma personer som före pandemin - när vi fortfarande förväntade oss att personalen ”alltid” skulle vara på kontoret.

- Avsaknaden av ett närvarande ledarskap, och då menar jag inte i rummet är en riskfaktor. Frånvaron av fasta rutiner för kommunikation i arbetsgruppen är också en riskfaktor likväl som avsaknaden av mål och uppföljningen av dessa. Men, de här riskfaktorerna är desamma med eller utan ett Flexibelt arbetssätt. Skillnaden är att de ovan nämnda riskerna riskerar att under längre tid gå under radarn.

- På en administrativ nivå ser vi en tydlig risk med ett regelverk öppet för tolkning. Här önskar vi oss tydlighet. Exempelvis kommer vi ha svårt med att skjutsa kontorsutrustning kors och tvärs över stan till våra medarbetare. Ett flexibelt arbetssätt ska vara en möjlighet inte en rättighet. Har man inte möjlighet av vilken orsak det än må vara att jobba på något annat ställe än på kontoret så är man alltid välkommen att infinna sig på just kontoret. Vi är heller inte intresserade av att praktisera vårat arbetsgivaransvar i arbetsmiljöfrågor hemma hos varandra om regelverket skulle tvinga oss att genomföra fysiska arbetsmiljöronder i hemmiljö. Men denna risk tror jag de senare versionerna av regelverket hanterar.

Hur förbereder ni er?

- På lite olika sätt. Vi tog en representant (Maria Deckeman) för ett Flexibelt arbetssätt till vår Ledningsgrupp för att få tillfälle att ställa frågor och få svar. Vi har under pandemin betonat behovet att bygga stabila rutiner för att motverka de risker jag nämnde i förra frågan och upplever att vi har en rimligt bra struktur och förberedelse för att dra igång med ett Flexibelt arbetsätt.

Har du några tips till lokala HR på andra institutioner?

- Införandet av Ett flexibelt arbetssätt är en aktiv handling. Det är stor skillnad i synsätt och aktivitet på visad tillit och en låt-gå-attityd. Den sistnämnda är direkt olämplig vid ett införande av ett Flexibelt arbetssätt, ja kanske till och med i de flesta sammanhang…

  • Tillit är inte det samma som blind tilltro!
  • Skapa ett närvarande ledarskap
  • Hitta stabila rutiner för kommunikation inom och mellan arbetsgrupper
  • Var tydliga med mål och framförallt uppföljning av dessa
  • Glöm inte ”fika-snacket” på era Zoom-/Teamsmöten, de fyller ett allmän mänskligt behov av tillhörighet