Publicerad: 2021-09-13 13:04 | Uppdaterad: 2021-09-14 08:58

Fyra frågor om flexibelt arbete till HR-direktör och Saco-S Ordförande

Mats Engelbrektson och Torkel Falkenberg i digitalt möte

Mats Engelbrektson, HR-direktör och Torkel Falkenberg, forskare och ordförande Saco-S, delar med sig av sina tankar om ett flexibelt arbetssätt.

Varför ska vi införa ett flexibelt arbetssätt?

Mats:

- Det finns flera orsaker till att göra det. Förutom att motverka smittspridning på arbetsplatsen och i samhället i övrigt till dess att sådana behov inte längre uppstår, finns det vinster att hämta i att tillämpa ett flexibelt arbetssätt. Bland annat för att upplevas som en attraktiv arbetsplats, möjlighet till ökad prestation i samband med flexibilitet i arbetssätt för individen och kanske också att i vissa fall minska lokalhyror. De flesta andra arbetsgivare i Sverige och internationellt kommer att satsa på mer flexibla arbetssätt.

Torkel:

- Flexibilitet i arbetslivet är en hörnsten i vårt fackliga arbete vid myndigheten. Vi anser att flexibilitet och individualiserade lösningar främjar både kreativitet och produktivitet. Genom pandemin har många arbetsgivare erfarit hur digitalisering och distansarbete skapat nya kreativa miljöer som komplement till våra vanliga arbetssätt. Att helt gå tillbaka till tidigare arbetssätt känns otänkbart och dessutom slöseri med all innovation som våra medarbetare och chefer bidragit till vid KI – det är något som vi måste fortsätta att kapitalisera på!

Men med detta sagt, behöver vi vara varsamma med hur vi förändrar, och lämna tanken på ”one size fits all”, utan istället individanpassa så långt det är möjligt. Långsiktigt tror vi att detta kommer att leda till bättre känsla av sammanhang, innovation och produktivitet, och dessutom, göra så att våra medarbetare i olika åldrar lättare får ihop sina livspussel. Något som helt enkelt bidrar till friskare och nöjdare kollegor på vår arbetsplats – arbetsglädje helt enkelt.

Kan alla arbeta hemma?

Mats:

- Bara de som har arbetsuppgifter som lämpar sig för hemarbete ska göra det. Men vi tror att merparten av de som har lämpliga arbetsuppgifter kan arbeta mer flexibelt och till viss del på distans. Men hemarbetsplatsen måste vara tillfredsställande både avseende arbetsmiljö och möjlighet till att arbeta ostört. Som individ måste man också klara av det egenansvar som det flexibla arbetssättet medför. Men verkar ju de flesta göra enligt våra erfarenheter av pandemin.

Torkel:

- Självklart inte. För många är det omöjligt exempelvis när det gäller laborativa eller kliniska arbeten, och för flera är det inte ens önskvärt av olika andra skäl. När man i ökande grad förlägger sitt arbete på annan plats än i myndighetens lokaler, måste arbetsgivaren i högre grad ta ett gemensamhetsansvar för den nya situationen. Sannolikt kommer det som igår var omöjligt att göra på annan plats i framtiden bli möjligt i ökande grad. Nyskapandet inom detta område är bara i sin linda. Vi tror att den största utmaningen är den sociala arbetsmiljön och hur den över längre tid kan vidmakthållas på ett autentiskt sätt som känns meningsfullt för våra medarbetare. Alltså mera luststyrt än tvingande, men ändå effektivt och uppskattat. Detta är ett lärande mellan organisation, chefer och medarbetare, där man tillsammans utvecklar morgondagens arbetsplats i relation till vår övergripande Strategi 2030. I alla transitioner, är det viktigt att inte bränna några broar, utan se till så att vi på KI också har excellenta arbetsmiljöer kvar, och att våra medarbetare inte upplever stress i avveckling av kontorsmiljöer, utan att man steg för steg gör detta till en samverkansprocess. Alla skall med på ett sätt som är optimalt för alla, någon annan ambition är inte förenlig med KI Strategi 2030 eller våra kärnvärden som vi ser det.

Hur ska man införa och tillämpa ett flexibelt arbetssätt?

Mats:

- Vårt lokala samverkansavtal (Hållbar samverkan och delaktighet för framtiden) är en utmärkt grund att stå på. Som chef har man en dialog med dina medarbetare om hur arbetet skulle kunna läggas upp och utformas. Utifrån dialogen kan chefen sen bestämma hur det ska se ut. Det krävs inte några omfattade förändringar i ledarskapet för att tillämpa ett flexibelt arbetssätt och mycket har vi ju gratis från 18 månader av hemarbete under pandemin.

Torkel:

- Man skall inte underskatta utmaningen ett mer flexibelt arbetssätt utgör för våra chefer. Flertalet chefer är duktiga på konventionellt ledarskap. Plötsligt blir egenskaper som lyhördhet, tillit, intuition, och förmåga att i dialog skapa förutsättningar för ett nytt arbetssätt ännu viktigare än tidigare. En del chefer kommer att behöva hjälp här för att klara sitt uppdrag. Vi kommer att behöva anpassa våra ledarskapsutbildningar och till och med fundera kring hur vi ser på våra medarbetarsamtal när en mycket större del av arbetet sker på annan plats som i stort saknar direkt insyn från närmaste chef. Att leda på distans börjar med genuin vänlighet och tillit, för att i nästa steg bygga det förtroendefulla samarbetet som ger den grund som är nödvändig för ett effektivt och långsiktigt distansarbete. Som tur är finns mycket av denna tillitsbaserade samverkan med fokus på våra medarbetare och chefer ute i organisationens kapillärer beskriven i våra lokala samverkansavtal. Dessa avtal, är som vi ser det själva grunden för arbetet vid KI där flexibla arbetssätt och andra behov kan lyftas, problematiseras och utvecklas i samråd inom ramen för Strategi 2030. Vilken tur att vi påbörjat detta partsgemensamma arbete långt innan pandemin så nu är det bara att implementera dessa ute i organisationen, på central-, institutions- och gruppnivå.

Hur blir det med friskvård och kollegialitet?

Mats:

- Vi kommer att uppmuntra och stödja friskvård. Distansarbete kräver precis som arbetsuppgifter att individen tar ett egenansvar för att tillämpa friskvårdsaktiviteter samt för att ta raster och pauser. Det är också viktigt att de som kallar till digitala möten har en tidsmarginal för återhämtning. Det kan tex vara att man drar av fem minuter i början och/eller i slutet av mötestiden så att inte nästa möte kommer direkt utan att medarbetaren får en paus i mellan.  

Torkel:

- Arbetsgivarens satsningar på friskfaktorer vid KI är avgörande för alla anställda. En myndighet som värnar friskfaktorer, som de bästa luncherna, grönområden, vi-känsla, inre hållbarhet eller motion, är en vinnare som förstår att prioritera kostnaderna därför att det i längden lönar sig på alla sätt. Om KI skall fortsätta vara världsledande så måste vi också vara världsledande på detta. I en mer flexibel framtid, så behöver alla friskfaktorer nå medarbetarna var de än befinner sig med kroppen och knoppen. Det kan vara i Uganda, Västerås eller Campus Flemingsberg. Det spelar ingen roll. Vi värnar våra anställda var de än befinner sig så långt det är möjligt. När KI kommer hem till oss på ett respektfullt sätt och i samförstånd, då värnar vi både kollegialitet och excellens och dessutom levandegör de delarna av Strategi 2030 i praktiken.