Publicerad: 2022-11-08 09:14 | Uppdaterad: 2022-11-10 14:57

Förändring av delning i OneDrive/SharePoint/Microsoft 365

Den 5 december kommer ITA att genomföra vissa förändringar kring behörigheter för externt delade filer i OneDrive/SharePoint/Microsoft 365. Detta påverkar dig som delar filer med externa användare.

Den lägsta säkerhetsnivån kommer även fortsättningsvis kräva att också externa användare identifierar sig med MFA via mejlad kod eller app – på Medarbetarportalen finns beskrivet hur externa användare aktiverar MFA för att få tillgång till delade filer.

Tvåstegsverifiering/MFA | Medarbetare

Det har tidigare varit möjligt att bjuda in externa användare anonymt till enskilda filer genom en delningslänk – denna möjlighet kommer nu att försvinna. Istället kommer det krävas autentisiering via kod eller app. Befintliga externa delningar kommer behövas göras om efter den 5 december.

Tidsgräns och behörighetsnivå på externa delningar

En nyhet är att det kommer finnas en gräns på antalet dagar som externa användare har åtkomst till en delad fil. Denna är satt till 180 dagar. Efter 180 dagar måste en extern användare på nytt bjudas in, om behovet kvarstår. Denna förändring gör vi för att höja medvetenheten kring säkerhetsarbetet och vår datahantering på KI. Utan gräns kan alla filer som en gång delats i teorin vara åtkomliga för all framtid.

Ytterligare en ny säkerhetsinställning innebär att externa användare som verifierat sig genom mejlad kod måste reautentisera sig efter 30 dagar. Detta krävs inte om appen Microsoft Authenticator har använts (se länk till guide ovan).

Efter förändringen kommer förinställningen vid delning av nya filer sätta behörigheten till ”Kan visa/View”. Du måste då aktivt göra valet ”Kan redigera/Edit” om vill att en annan användare ska ha möjlighet till redigering när du delar en fil.

Förberedelser inför förändringen

Efter denna förändring måste du som delat enskilda filer via en öppen delningslänk med externa användare, dela dem på nytt. Förbered dig gärna genom att inventera dina externt delade filer inför den 5 december.