Publicerad: 2024-06-11 15:47 | Uppdaterad: 2024-06-17 16:45

Färre avdelningar föreslås i översyn av KI:s gemensamma verksamhetsstöd

Förslaget som nu samverkas med medarbetarna på GVS, KIB, UoL och MHK är att fem avdelningar upphör och tre nya bildas från och med 1 januari 2025. Målet är att genom mer effektiv samordning rusta KI:s verksamhetsstöd att möta ökade krav och snabba förändringar i omvärlden och bidra till en stärkt vi-känsla på hela KI.

- Vi behöver kraftsamla KI:s verksamhetsstöd inför framtiden, säger KI:s universitetsdirektör Veronika Sundström. Till skillnad från flera andra lärosäten har vi inga besparingskrav eller uppsägningar att vänta just nu, men vi behöver samordna oss bättre både för att kunna utveckla vårt stöd till kärnverksamheten, vara effektiva och för att möta de ökade krav som finns från omvärlden, inte minst vad gäller säkerhetsfrågor. 

Ett projekt inom ramen för KI:s strategiska fokusområden

Arbetet sker inom ramen för KI:s strategiska fokusområden. Ett av uppdragen är F1. Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet som leds av en projektgrupp med flera delprojekt. I detta första delprojekt har inledande analyser av det gemensamma verksamhetsstödets (GVS) organisering gjorts med hjälp av de avdelningschefer som finns inom GVS och verksamhetscheferna för KI:s universitetsbibliotek (KIB), Undervisning och lärande (UoL) och Medicinens historia och kulturarv (MHK).

Medarbetare involveras inför beslut i oktober

I juni presenterades ett förslag med färre avdelningar och ytterligare utredningsuppdrag för medarbetarna på GVS, KIB, UoL och MHK. Under augusti-oktober ansvarar alla avdelnings- och verksamhetschefer för att involvera sina medarbetare i en fördjupad analys som kan användas som underlag för riskhantering, beslut och implementering. Beslut av universitetsdirektören och riskanalys i enlighet med arbetsmiljölagstiftningen planeras till oktober.

Förändringsarbetet är tänkt att ske i flera steg där följande förändringar föreslås gälla från 1 januari 2025:

Fem av GVS nuvarande avdelningar upphör:

  • Fakultetskansliet och internationella relationer (FIR)
  • Juridiska avdelningen (JA)
  • Avdelningen för forskarstöd / Research Support Office (RSO)
  • Strategiskt ledningsstöd (STL)
  • Utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS)

Tre nya avdelningar bildas med arbetsnamnen: 

  • Avdelningen för forskningsstöd och externa relationer
  • Avdelningen för planering och juridik
  • Avdelningen för utbildningsstöd
  • Avdelningen för forskningsstöd och externa relationer (arbetsnamn)
  • Avdelningen för planering och juridik (arbetsnamn)
  • Avdelningen för utbildningsstöd (arbetsnamn) 
  • Ekonomiavdelningen (EA)
  • Fastighetsavdelningen (FA) 
  • HR-avdelningen (HRA)
  • IT-avdelningen (ITA)
  • Kommunikationsavdelningen (KA)

Under hösten genomförs ytterligare utredningar för att ta fram beslutsunderlag på följande förslag:

  • Verksamheten Medicinsk historia och kulturarv (MHK) blir en del av KI:s universitetsbibliotek (KIB). Under 2025 föreslås även att ett projekt inleds för att integrera KIB i GVS
  • Undervisning och lärande (UoL) fortsätter tills vidare vara en verksamhet under rektor, men ska ingå i GVS budget- och verksamhetsplanering genom samordning med den nya avdelningen för utbildningsstöd.
  • Kommunikationsavdelningens uppdrag ses över för att främja ett ökat samarbete inom GVS och utvecklad internkommunikation på KI.
  • En samordnad säkerhetsfunktion etableras med uppgift att bereda, analysera och proaktivt bistå KI och KI:s ledning i säkerhetsfrågor.
  • En gemensam funktion för facility management (FM) etableras för GVS med bibehållen eller förbättrad servicenivå enligt europeisk standard.

Principer för ytterligare förändringar kommande år

På sikt kan det bli aktuellt med ytterligare förändringar inom GVS. Utifrån de ingångsvärden som Veronika Sundström tidigare presenterat, framhåller hon tre vägledande principer för den utveckling hon vill se:

  • GVS behöver en mindre och mer effektiv ledningsgrupp som kan ta ansvar för helheten och utveckla verksamhetsstödet utifrån gemensamma prioriteringar.
  • Med färre avdelningar som ansvarar för hela sitt sakområde inom GVS underlättas samordningen av verksamhetsstödet så att kommunikation och stöd kan utformas utifrån olika målgruppers behov och de ökade kraven från omvärlden.  
  • Beredskap att anpassa organiseringen av GVS efter förändrade omständigheter som kan komma av arbetet med KI:s andra strategiska fokusområden.

Redan nu finns ett förslag om att efter 2025 även se över de decentraliserade funktioner för ekonomi och HR som finns inom GVS och att ett projekt inleds för att integrera KIB i GVS. 

Ytterligare projekt för att utveckla hela KI:s verksamhetsstöd 

Förberedelse för delprojekt II: Samordnade stödfunktioner på institutionsgruppsnivå kommer att inledas under hösten tillsammans med representanter från kärnverksamheten. 

- Organisation är inte beständigt utan ett verktyg för att uppnå våra mål och underlätta för chefer och medarbetare att göra sitt jobb. En omorganisation blir sällan perfekt, men jag tror att det vi gör nu kommer att leda till ett mer sammanhållet och effektivt verksamhetsstöd på KI, säger Veronika Sundström. 

Översiktlig tidplan för delprojekt I: Översyn av GVS

Översiktlig tidplan för delprojekt I: Översyn av GVS
Steg 1 Mars-maj Inledande workshop med chefer inom GVS + KIB, UoL och MHK.
Uppdrag till olika grupperingar inom GVS + KIB, UoL och MHK för inledande analyser.
Steg 2 Maj Ställningstagande om förslag att gå vidare med i processen för fördjupat arbete.
Juni Inriktningsbeslut om organisering av MHK, KIB och UoL fattas av rektor.
Steg 3 Juni-september Dialoger med berörda medarbetare, fördjupad samverkan.
Steg 4 Oktober Beslut och riskanalys.
Steg 5 Oktober-december Förberedelser för implementering vid årsskiftet 2024/2025.
2025-2026 Ytterligare steg som identifieras utifrån behov inom delprojekt I under hösten.
2025-2026 Efterföljande och parallella delprojekt inom uppdrag F1.