Dynamics 365: nytt system för ärendehantering
Från och med den 12 december kommer IT-avdelningen att använda ett nytt ärendehanteringssystem för att hantera supportärenden från medarbetare. Detta är ett första steg i en förändring som kommer att påverka övriga universitetsförvaltningen under 2024.
Det nya systemet heter Dynamics 365 och är del av Microsoft 365. I samband med övergången kommer också serviceportalen där du skickar in dina supportärenden att se annorlunda ut och bli enklare att använda.
När du skapar ett nytt ärende för support hos Helpdesk behöver du inte längre kategorisera det på egen hand, utan endast beskriva ditt problem i fritext – kategoriseringen görs därefter av handläggare. Autosvar och andra meddelanden från portalen kommer också att uppdateras.
För att nå portalen loggar du in och vid ett inskickat ärende kommer du få ett autosvar med ärendenummer som ej går att svara på – efterföljande kommunikation med handläggaren kommer du däremot kunna svara på direkt via mejl.
Gemensamt systemstöd för alla avdelningar
Det nya ärendehanteringssystemet är en del av IT-avdelningens arbete för att förbättra och effektivisera UF:s service till såväl medarbetare som andra målgrupper. Målet är att skapa ett mer enhetligt och användarorienterat stöd.
Olika system har använts av olika funktioner och det finns stora fördelar med att arbeta i ett för hela KI gemensamt system. Med ett gemensamt systemstöd blir det lättare för samtliga grupper/enheter att hantera frågor, felanmälningar och incidenter och säkerställa en utökad spårbarhet.
Dynamics 365 erbjuder också goda möjligheter att ta fram statistik och omfattande rapporter på inkomna ärenden.
Tidplan
IT-avdelningen, som redan i dag arbetar i en tidigare version av Dynamics, är först ut att ta klivet över till Dynamics 365 den 12 december. Övriga avdelningar följer under 2024, men exakt när detta sker för respektive avdelning är inte fastlagt.
Workshops och utbildningstillfällen inom Dynamics 365 kommer under våren arrangeras för de medarbetare som ska arbeta i systemet.
Befintliga funktionsadresser behålls
Inga befintliga kontaktvägar eller funktionsadresser kommer påverkas vid bytet – när en enskild avdelning eller funktion sedan flyttar över till det nya systemet kan du uppleva längre svarstider och att autosvar/meddelanden ser annorlunda ut. Nya kontaktvägar till de olika funktionerna kan tillkomma efter övergången.
Välkommen att höra av dig till oss på ITA vid frågor.