Det gemensamma verksamhetsstödets personalmöte 29 augusti 2024

KI:s universitetsdirektör Veronika Sundström hälsade välkommen till en spännande höst.

- Vi står inför flera stora förändringar men står väl rustade utan krav på besparingar i nuläget. Senare i höst presenterar regeringen sin budgetproposition för nästa år och en ny forskningsproposition som vi kan anta kommer att påverka vår verksamhet. Oavsett vad de bär med sig så är arbetet i full gång här på GVS och KI i stort för att rusta oss för framtiden, sa Veronika Sundström.

Extern granskning av Fryshaveriet på Neo

En aktuell fråga är utredningen om fryshaveriet på Neo under julhelgen 2023. Nyligen presenterades den externa granskning som stödjer de slutsatser och rekommendationer som KI:s interna utredning kom fram till under våren. Nu ska en handlingsplan lämnas till tillsynsmyndigheten Inspektionen för vård och omsorg (IVO). 

Aktuella resultat inom KI:s strategiska fokusområden

Veronika Sundström presenterade några aktuella resultat inom ramen för KI:s strategiska fokusområden.

A. Ökad dialog och transparens

• Under hösten har alla GVS chefer och teamledare bjudits in till Chefsforum. Denna nya och återkommande mötesform är till för alla avdelningschefer, enhetschefer och grupp/teamledare inom GVS, KIB, UoL och MHK. Syftet är främja nätverkande så att vi lär känna varandra och kan dela erfarenheter och få gemensamma verktyg att hantera och leda våra medarbetare i denna förändringsintensiva tid. 
• Universitetsledningen jobbar vidare med lärdomar från vårens institutionsturné och bjuder in alla KI:s medarbetare till öppna dialogmöten 3 och 5 december.
• Kommunikationsavdelningen har fått ett uppdrag kopplat till översynen av GVS (fokusområde F) att utreda hur avdelningen kan främja ett ökat samarbete inom GVS och utveckla internkommunikationen på KI.

B. Tydligare ansvar och roller inom organisation och ledning

• Den första juli beslutade rektor om förändrad delegation till dekaner och KI:s institutionsgrupper. Dekanerna får nu en tydligare delegation för samordning av institutionsgruppernas verksamheter; ett tydligare personalansvar för prefekterna inom respektive institutionsgrupp och en formaliserad ledningsgrupp för utveckling och förankring inom respektive institutionsgrupp.
• Sidor på ki.se och medarbetarportalen har uppdaterats för att reflektera denna förändring och förtydliga KI:s organisation. 
• Utvecklingsarbetet fortsätter under hösten, bland annat inom fokusområdena B2: ”Översyn av råd och nämnder för ökad tydlighet och transparens”, C: ”Strategisk och behovsstyrd kompetensförsörjning” och D: ”Hållbar och framtidssäkrad ekonomi”.

C. Strategisk och behovsstyrd kompetensförsörjning

I juni fattade rektor beslut om nya riktlinjer för anställning efter uppnådd LAS-ålder. Genom de nya riktlinjerna förtydligas prefekts och dekans arbetsgivaransvar vad gäller kompetensförsörjning och kompetensöverföring. Riktlinjerna tydliggör också att det i första hand är anknytning som gäller för en medarbetare som uppnått LAS-åldern (tex emeritus/emerita för en professor), men att det också finns en möjlighet att återanställas efter uppnådd LAS-ålder. 

D. Hållbar och framtidssäkrad ekonomi

Rektor har 30 augusti fattat beslut om att anta en ny modell för fördelning av statsanslaget för forskning. Modellen, som innebär att alla institutioner får ett basanslag, ska tillämpas från och med 2025. Detta utgör det första steget av tre, i nästa steg ska fördelning av lokalkostnaderna ses över liksom den aktivitetsbaserade resursfördelningen för forskning. Totalt innebär den nya modellen att mer medel fördelas till kärnverksamheten jämfört med tidigare, bland annat genom att avsättningen till rektor minskar. Det gör att alla institutioner vid införandet kommer att få ökade resurser jämfört med 2024.  

Frågan om resursfördelning är svår och det finns ingen modell som gör alla fullt ut nöjda. Med denna nya modell ser universitetsledningen dock att KI tar viktiga kliv mot en alltmer transparent, hållbar fördelning av resurserna.

E. Optimerad användning av lokaler, infrastruktur och anläggningar

Just nu utreds ekonomiska förutsättningar inom projektet: Modernisera arbetssätt och arbetsplats. Efter det kommer behovsinventeringen påbörjas. Beslut om verkställande fattas tidigast under Q1 2025. Inga förändringar görs alltså nu i höst. 

Under hösten uppmuntras alla medarbetare att delta i KI:s forskning om ”Framtidens arbetsplats” som leds av bland andra Helena Tinnerholm Ljungberg på IMM. Svara gärna på de återkommande enkäter som hon skickar med e-post till medarbetare på GVS, UoL, KIB och MHK.

F. Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet

Samverkan om översynen av GVS organisering

Delprojekt I Översyn av GVS organisering pågår för fullt och förslaget om nya avdelningar och utredningar samverkas fram till 16 september på alla avdelningar samt KIB, UoL och MHK. Projektgruppen erbjuder stöd, bland annat med en mall för SWOT-analyser (strength, weakness, opportunity, threat) i verktyget Padlet. 

Förslaget går ut på att tre nya avdelningar etableras på GVS från 1 januari 2025 med arbetsnamnen:  

• Avdelningen för forskningsstöd och externa relationer
• Avdelningen för planering, ekonomi och juridik
• Avdelningen för utbildningsstöd

Därmed skulle sex av GVS nuvarande avdelningar upphöra:

• Avdelningen för forskarstöd / Research Support Office (RSO)
• Ekonomiavdelningen (EA)
• Fakultetskansliet och internationella relationer (FIR)
• Juridiska avdelningen (JA)
• Strategiskt ledningsstöd (STL)
• Utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS)

I GVS ingår även som tidigare:

• Fastighetsavdelningen (FA)
• HR-avdelningen (HRA)
• IT-avdelningen (ITA)
• Kommunikationsavdelningen (KA)

Universitetsbiblioteket (KIB) föreslås ingå i GVS från och med 2026. 

Från 1 januari 2025 föreslås verksamheten Medicinsk historia och kulturarv (MHK) bli en del av KI:s universitetsbibliotek (KIB). Undervisning och lärande (UoL) föreslås fortsätta vara en verksamhet under rektor, men ska ingå i GVS budget- och verksamhetsplanering genom samordning med den nya avdelningen för utbildningsstöd.

Avdelnings- och verksamhetschefer ansvarar för att genomföra samverkan på det sätt som passar respektive verksamhet. Analyserna kommer att sammanställas av projektgruppen som sedan tar fram ett underlag som universitetsdirektör Veronika Sundström fattar beslut om i oktober. Därefter genomförs en risk- och konsekvensanalys i enlighet med arbetsmiljölagen.

Relaterade utredningar

Utöver en förändrad organisering av GVS genomförs tre relaterade utredningar inom GVS under hösten:

• Kommunikationsavdelningens uppdrag ses över för att främja ett ökat samarbete inom GVS och utvecklad internkommunikation på KI. 
• Fastighetsavdelningen utvecklar en gemensam funktion för facility management (FM) på GVS.
• En samordnad säkerhetsfunktion etableras på GVS som kan bereda, analysera och proaktivt bistå KI:s ledning i säkerhetsfrågor.

Det finns en sida för frågor och svar om översynen av verksamhetsstödet som uppdaterats med några av de frågor som inte hann besvaras under personalmötet. 

Kommande personalmöten 

I höst hålls ytterligare två personalmöten för GVS digitalt: 

• 10 oktober kl 9-10 
• 27 november kl 13-14

Kallelse kommer i Outlook. Om behov uppstår kommer ytterligare möten att bokas. Planen är att nästa fysiska personalmöte hålls i Aula Medica i Solna.

Som en del av översynen har personalmötet för det gemensamma verksamhetsstödet utvidgats till att även omfatta alla medarbetare vid KIB och UoL, MHK har varit inbjudna även tidigare. 

Det ökade antalet inbjudna innebär att formen för personalmötet ses över. Kontakta gärna Matilda Pearson, kommunikatör med fokus på medarbetarkommunikation och GVS, om du har idéer eller synpunkter.

Dokumentation från mötet

Presentationer från personalmötena på GVS delas med alla avdelnings- och verksamhetschefer och sammanfattas i en nyhet på medarbetarportalen som kan ses av inloggade medarbetare vid GVS, KIB, UoL och MHK. Fotografering förekom vid mötet den 29 augusti. Kommunikationsavdelningen kommer att göra ett urval till KI:s mediebank i enlighet med GDPR. Kontakta Matilda Pearson om du har frågor om detta.