Det gemensamma verksamhetsstödets personalmöte 23 maj 2024

Agendan för mötet innehöll information från KI:s universitetsdirektör Veronika Sundström med flera på följande ämnen:

• Universitetsledningen i mål med alla institutionsbesök: 22 besök har genomförts mellan 17 januari och 13 maj. 
• Uppdatering av de strategiska fokusområdena där 18 av 19 uppdragskort inom nio områden nu lämnats in och publicerats. Det sista uppdragskortet B3. En gemensam styr-, planerings- och uppföljningsprocess för verksamheten är beroende av arbete som pågår inom andra områden och kommer att påbörjas under 2025. 

Översynen av GVS - intervju om nuläget med universitetsdirektören

Den översyn av GVS, KIB:s, UoL:s och MHK:s organisering som nu genomförs är ett delprojekt inom fokusområde F. Samordnat och optimerat verksamhetsstöd. Veronika Sundström intervjuades under mötet om hur långt arbetet kommit och tog in frågor från medarbetarna i chatten. Alla frågor kunde inte besvaras vid mötet men tas med i det fortsatta arbetet. 

Alla avdelningar och verksamheter som är en del av översynen kallas till egna möten av sina avdelningschefer eller motsvarande i början av juni för att få mer konkret information om hur detta arbete förväntas påverka dem. 

I juni kommer även en nyhet att publiceras på medarbetarportalen som beskriver vägen framåt mer detaljerat och svarar på en del av de frågor som ställdes vid personalmötet. Nyheten kommer att riktas till medarbetare vid GVS, KIB, UoL och MHK och blir därmed endast synlig i inloggat läge på medarbetarportalen. 

Information om översynen uppdateras löpande på projektsidan för F1. Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet. Om du loggar in på medarbetarportalen kan du som är medarbetare vid GVS, KIB, UoL och MHK ta del av mer information om det som gäller GVS i det "lokala tillägg" som finns på sidan.

Status för projektet "Modernisera arbetssätt och arbetsplats"

Projektledare Sandra Bjurström (fastighetsförvaltare, Fastighetsavdelningen) och Tanja Westin (HR-chef, GVS-stab) presenterade projektorganisation, tidplan och progression så här långt. På medarbetarportalen finns en projektsida med bakgrund och syfte som kommer att uppdateras löpande - inom kort med frågor och svar (inklusive de som inte hann besvaras vid mötet). Projektet berör samtliga avdelningar inom GVS. UoL, KIB och MHK är i dagsläget inte direkt berörda av detta projekt men finns med i löpande dialoger. 

Uppföljning av GVS utveckling genom deltagande i forskningsprojekt

Irene Jensen, professor vid Institutet för miljömedicin (IMM) och Helena Tinnerholm Ljungberg, biträdande lektor vid IMM berättade om studien Future Work/Framtidens arbetsplats. I samband med covid 19-pandemin följde forskarna övergången till flexiblare arbetsformer i realtid för att se hur det påverkade medarbetare och chefer på KI:s verksamhetsstöd. Resultaten från projektet presenterades tidigare i år: Studie visar fördelar och utmaningar med hybridarbete på KI.

Ett uppföljningsprojekt inleds nu som kommer att följa GVS utveckling kommande år där alla medarbetare vid berörda verksamheter inom GVS kommer få möjlighet att delta. Projektet kommer att följa upp förändringar som initieras i både projektet Översyn av organisation och arbetssätt inom verksamhetsstödet och Modernisera arbetssätt och arbetsplats. 

Höstens personalmöten 

Vi ses för ett terminsstartsmingel och aktuell information i BZ:

• 29 augusti kl 13-14:30.

Digitala personalmöten kommer att hållas:

• 10 oktober kl 9-10 
• 27 november kl 13-14.

Kallelse kommer i Outlook. Om behov uppstår kommer ytterligare möten att bokas. 

Som en del av översynen har personalmötet för det gemensamma verksamhetsstödet utvidgats till att även omfatta alla medarbetare vid KIB och UoL, MHK har varit inbjudna även tidigare. Det ökade antalet inbjudna innebär att formen för personalmötet ses över. Vid mötet den 23 maj bidrog medarbetarna med värdefull input i detta arbete. Kontakta gärna Matilda Pearson, kommunikatör med fokus på medarbetarkommunikation och GVS, om du har idéer eller synpunkter. 

Presentationer från personalmötena på GVS delas med alla avdelnings- och verksamhetschefer och sammanfattas i en nyhet på medarbetarportalen som kan ses av inloggade medarbetare vid GVS, KIB, UoL och MHK.