Skip to main content
Publicerad: 2019-05-28 10:26 | Uppdaterad: 2019-05-28 10:30

Samfinansiering i EU och USA-projekt

Med hänvisning till KI:s guide för samfinansiering kommer GMO nu börja arbeta med samfinansiering i EU- och NIH-projekt enligt guiden. Syftet med förändringen är att ge GMO och institutionerna en bättre överblick av samfinansieringsbehovet och göra det lättare att följa upp samfinansieringen. Det blir också enklare att vid projektslut särskilja vad som avser kursvinst/förlust och samfinansiering.

GMO har därför tagit fram en rutin som har presenterats för institutionerna på frukostmötena i maj

GMO kommer arbeta efter KI:s guide för samfinansiering enligt principen att projektrelaterade kostnader ska samfinansieras och att icke projektrelaterade kostnader bokas bort. Med projektrelaterade kostnader menar GMO kostnader som hör till projektet men av någon anledning inte kan tas upp på projektet, tex vid avsaknad av giltigt underlag. Dessa kostnader ska samfinansieras. Icke projektrelaterade kostnader är kostnader som felaktigt debiterat projektet och därmed inte har med projektet att göra. Dessa kostnader bokas bort från projektet.

Detta är ingen skillnad i GMO’s arbetssätt sen tidigare. Tidigare har GMO skickat Excelerator och angett samma konto för krediteringen som för debiteringen men nu kommer samfinansieringskontona anges istället för kostnader som ska samfinansieras. För kostnader som ska bokas bort på grund av felaktig debitering kommer samma konto fortfarande anges för krediteringen.

GMO kommer bara hantera samfinansiering av direkta kostnader. Samfinansiering av INDI görs inte av GMO utan det behöver institutionen hantera själv.

En schablon på 10% av EU-contribution/NIH total grant amount ska anges som samfinansiering i avtalsresekontra vid projektstart för alla projekt. För pågående projekt anges 10% av kvarvarande budget som samfinansiering. Detta är en grov uppskattning av den samfinansiering som kan förväntas under projektet men summan kan också bli högre eller lägre. Detta informeras ansvarig forskare (PI) om. Summan i avtalsreskontra för samfinansiering kan också justeras under projektets gång. GMO kommer också informera institutionen i början av projektet att ersättning för indirekta kostnader är 25%. I de fall där institutionens har eller får en INDI högre än 25% informerar GMO institutionen att INDI då ska samfinansieras.

Om GMO redan vid projektstart (eller projektet gång) vet kostnader som inte kommer kunna rapporteras till EU, tex core faciliteter utan reviderbara underlag, ska dessa kostnader samfinansieras och därmed också anges som samfinansiering. Det gäller även Subcontracting där INDI behöver samfinansieras då EU inte ersätter indirect cost för Subcontracting.

Samfinansieringen kommer sker löpande i samband med de löpande avstämningarna och vid rapportering. Samfinansieringen i SEK kommer framgå i en ny kolumn i de löpande avstämningarna som skickas till institutionerna. Samfinansieringen ska också ske per verifikation enligt Excelerator sammanställd och skickad av GMO. Detta är viktigt för uppföljningen och reviderbarheten.

För MSCA-projekt och US-projekt gäller samma rutin men med några undantag.

MSCA-projekt;

  • Ersättning för indirekta kostnader i MSCA-projekt är runt 10% och detta regleras enligt budgetkategori B.2. Management and Indirect Costs eller Konsortialavtal beroende på projekttyp. Resterande indirekta kostnader behöver samfinansieras.
  • Om budgetkategori A.1 Personnel costs inte är tillräcklig för att nå upp till lägsta lönenivå behövs ytterligare samfinansiering.

NIH-projekt;

  • NIH ger 8% i ersättning för indirekta kostnader (F&A), dessa 8% får endast användas till att säkerställa regelefterlevnad. På samtliga NIH-projekt med verkod 3131 och 3132 går en trigger i UBW på kostnader, vid INDI-dragningen varje månad förs de 8% över till ett centralt projekt. NIH-projekt kräver således full samfinansiering av INDI.
  • Till skillnad mot EU så ersätter NIH ej indirekta kostnader för utrustning mm. Om en PI har budget för hyreskostnader och IT-avgifter etc. som ligger under budgetkategorin ”equipment” är dessa undantagna indirekta kostnader. Ligger de dock under budgetkategorin ”other direct costs” så är det tillåtet att lägga på indirekta kostnader. Dessa kostnader genererar ingen INDI på KI så det påverkar ej samfinansieringsbehovet av INDI. Triggern går ej heller mot denna typ av kostnader, dock viktigt att tänka på vid rapportering.