Över en miljon handlingar i KI:s digitala diarium

– Vi bygger en säker, tillgänglig och långsiktig informationsstruktur som ska hålla i många år framöver. Vi har nu en dedikerad enhet med 14 personer som säkerställer att diarieföringen sker korrekt och enhetligt. Det har inneburit en stor skillnad, säger Lise-Lotte Wallin, registrator och arkivarie på enheten arkiv och registratur vid Karolinska Institutet. 

KI har en omfattande dokumenthanteringsplan som tydligt anger vad som ska diarieföras, bevaras eller gallras. Enligt huvudregeln ska allmänna handlingar registreras, dock finns det undantag.  

Inkomna eller upprättade handlingar som inte innehåller sekretessbelagda uppgifter, kan hållas ordnade utan registrering. Exempel på sådana handlingar inkluderar protokoll och examensbevis.  

– Administrativa forskningshandlingar tillhör en särskild kategori. Här ska exempelvis etikansökningar och godkännanden, forskningsavtal, beviljade forskningsanslag och tillstånd diarieföras för att säkerställa transparens och långsiktig spårbarhet, säger registrator Maria Holm. 

I höstas passerade KI en intressant milstolpe – över en miljon handlingar har nu registrerats i det digitala diariet. Det är ett tydligt tecken på att verksamheten integrerat diarieföringen i sitt arbetssätt och att systemet fungerar som det ska.  

Utbildning och stöd till medarbetare  

– Vi märker att medarbetarna vill göra rätt och att vårt arbete får genomslag i organisationen. Är någon medarbetare det minsta osäker om vad som gäller, så finns vi här för att hjälpa och stötta, säger Maria Holm.  

För att säkerställa att diarieföringen fungerar på bästa sätt erbjuds bland annat månatliga föreläsningar på Teams, där nya medarbetare får en introduktion. Det finns också en teamskanal, där man kan ställa frågor och få svar. Dessutom hålls riktade utbildningar inom specifika områden, såsom hantering av offentlig handling och personaladministration.  

Information för framtida generationer  

Utvecklingsarbetet bidrar till fortsatta förbättringar, exempelvis enhetliga benämningar och mallar som gör det lättare att snabbt hitta rätt handlingar.  

KI har också infört taggning i diariet, där handlingar kopplas till sökord som till exempel ”covid” för att förenkla framtida sökningar. För att ytterligare effektivisera dokumenthanteringen har KI precis börjat implementera ett e-arkiv, dit diarieförda handlingar successivt ska överföras.  

Trots digitaliseringen finns dock fortfarande många pappersarkiv på KI med historiska dokument.  

– Även om en fullständig digitalisering av alla arkiv är lockande, skulle det vara ett enormt projekt. Vårt fokus just nu är att utveckla e-arkivet och fortsätta förbättra handlingarnas tillgänglighet, avslutar Lise-Lotte Wallin.